Ganan terreno soluciones que facilitan y agilizan, en una única plataforma, el control y gestión en tiempo real de la documentación y los procesos vinculados a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) reduciendo los riesgos laborales, optimizando los procesos y disminuyendo costes.
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) tiene como finalidad eliminar o disminuir los riesgos laborales derivados de la actividad que surge de la contratación y subcontratación de servicios generales por parte de una organización. Pueden ser, por ejemplo, trabajos de mantenimiento, limpieza o cualquier otro servicio vinculado al Facility Management (FM), que implique la confluencia en un mismo centro de trabajo de personal externo, procedente de diferentes empresas.
La tecnología es una gran aliada para automatizar y centralizar todos los procesos de gestión y validación documental relacionados con la Coordinación de Actividades Empresariales de las organizaciones.
¿Cómo se regula la CAE a nivel legislativo?
La Coordinación de Actividades Empresariales nace por la necesidad de dar respuesta al artículo 24 de la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, en el que se regulan las acciones a llevar a cabo cuando trabajadores de dos o más empresas desarrollen actividades en un mismo centro de trabajo ajeno a ellas.
En este caso, la empresa titular del centro de trabajo establece los medios de coordinación necesarios “para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas en relación con los riesgos existentes en sus instalaciones, así como con las medidas de protección, prevención y emergencia a aplicar, para que éstos las trasladen a sus trabajadores”.
Cuando se contratan o subcontratan trabajos o servicios a empresas terceras y estas tareas se desarrollan en el centro de trabajo de la compañía principal, esta última tiene que velar por el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales (PRL) por parte de contratistas y subcontratistas.
El incumplimiento por parte de los empresarios de sus obligaciones en materia de CAE y PRL da lugar a responsabilidades administrativas, penales y/o civiles por los daños y perjuicios que pueden derivarse, tal y como indica el artículo 42.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Objetivo: conseguir una gestión ágil y eficiente de la Coordinación de Actividades Empresariales
Con el fin de ayudar a las empresas a tener un control óptimo de los riesgos y simplificar procesos que se derivan de la CAE, es importante dotarse de una tecnología que posibilite la automatización y gestión, de forma centralizada e integrada, de todos estos aspectos y contribuya, principalmente, a:
- Reducir la siniestralidad y los riesgos en la concurrencia de trabajos, a través de sistemas que permitan una vigilancia exhaustiva.
- Optimizar los procesos, mejorar la productividad y reducir los costes de mantenimiento y de los recursos destinados a la gestión administrativa de PRL, a través de un modelo de gestión integrado en todas las áreas involucradas y de una mayor agilidad en el intercambio de información de PRL de manera bidireccional (proveedores-clientes).
- Fomentar la cultura preventiva de la empresa.
- Garantizar y facilitar el cumplimiento de las normativas RD 171/2004 y RD 1627/1997 de los contratistas.
- Establecer una comunicación fluida entre la empresa titular y las contratas.
- Disponer de un procedimiento ágil, homogéneo y organizado.
¿Qué vinculación tiene con el Facility Management?
El FM se encarga de la gestión de los edificios y sus servicios y, entre otras muchas funciones, también de la Coordinación de Actividades Empresariales con una relación directa en todos los servicios.
Gestión inmobiliaria y de contratos: servicios, mantenimiento, obras y alquiler, donde ayuda a establecer las actividades que están sujetas a prevención.
Gestión de recursos humanos: por ejemplo, a la hora de asignar un contrato y un inmueble a trabajadores, vehículos y máquinas.
Gestión documental: por el gran volumen de documentación relacionada con la PRL que deben intercambiar proveedores y contratistas de manera bidireccional y por los procesos de validación y control del estado de toda la información proporcionada por los proveedores.
A continuación, resumimos las principales acciones relacionadas con la CAE que deben tener en cuenta tanto contratistas y subcontratistas, como proveedores:
Una solución central e integrada
Conscientes de las obligaciones y necesidades de las organizaciones en materia de PRL y CAE, en Cuatroochenta disponemos de una plataforma propia, FAMA CAE, especialmente diseñada para posibilitar la automatización y gestión documental de forma centralizada e integrada de todos los aspectos relativos a la Coordinación de Actividades Empresariales, con una total vinculación al resto de ámbitos del FM. Se trata de una herramienta que el Grupo RENFE adoptó para la gestión y control de los contratos.
Además, a través de esta misma solución, ofrecemos el servicio adicional de validación, realizado por técnicos especialistas propios de PRL, para mayor agilidad en la validación y gestión documental asociada a la CAE, con soporte a usuarios.
