La digitalización en los entornos laborales marca un nuevo punto de inflexión en la gestión de espacios y recursos: la automatización y la inteligencia artificial permiten crear entornos más eficientes, sostenibles y orientados al bienestar de las personas.
La transformación digital ha redefinido la forma en que las organizaciones gestionan sus espacios y recursos. En un contexto donde el modelo híbrido se consolida, el papel de la tecnología en el workplace va más allá de optimizar procesos: busca crear entornos de trabajo más eficientes, sostenibles y centrados en las personas.
Pero esto no solo aumenta la eficiencia y reduce los costes, sino que también ofrece una experiencia laboral más flexible y personalizada, con la sostenibilidad y el bienestar de los empleados como ejes estratégicos.
Automatización de la reserva de recursos
Una de las piezas clave de ese cambio está en la gestión de recursos: salas de reunión, puestos compartidos, vehículos de empresa, equipos especializados… En entornos híbridos estos recursos deben gestionarse de forma ágil y adaptativa. Las herramientas que permiten automatizar su reserva ofrecen ventajas tangibles: actualizaciones en tiempo real, confirmaciones automáticas, menor riesgo de conflictos en la planificación… Al mismo tiempo ofrecen ahorros importantes al ajustar el uso de los espacios a la demanda real, evitando infrautilización o duplicación de recursos.
Un ejemplo práctico en el uso de este tipo de aplicaciones sería el de Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A. (Visesa), que automatiza los procesos de reserva de espacios y recursos a través de la solución FAMA Reserva de Recursos.
Desarrollada en última tecnología web, basada en Flutter e integrada con Microsoft Office 365, utilizan una herramienta ideal para una gestión ágil y un reporting detallado de toda la actividad.
«Con FAMA hemos conseguido un plus más que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recursos, ya que hemos pasado de una simple reserva de recursos a una herramienta intuitiva que cubre todas las necesidades, permite obtener y exportar datos y ofrece mayor control y eficiencia sobre vehículos, salas y demás recursos disponibles»
Esta experiencia pone de relieve cómo la automatización puede elevarse de ser una herramienta operativa a un facilitador estratégico.
IA: transformando el workplace
Si la automatización de procesos ya aporta mejoras visibles, la inteligencia artificial abre verdaderas oportunidades para transformar cómo trabajamos y cómo viven los espacios de trabajo. A continuación, algunas de las aplicaciones más relevantes, muchas de las cuales ya se han integrado con éxito en clientes de FAMA, plataforma para la gestión integral de activos, infraestructuras, medioambiente y actividad empresarial, orientada a la optimización de empresas y administraciones públicas, logrando muy buenos resultados:
Automatización de procesos robóticos (RPA).
Permite delegar tareas repetitivas y estructuradas (como informes, seguimiento de inventario, validación documental) a “robots” de software, liberando a las personas para tareas de mayor valor.
IA generativa.
Crea contenido nuevo basándose en patrones aprendidos; en el campo del facility management.
IA conversacional.
Chatbots y asistentes virtuales que, mediante procesamiento del lenguaje natural (NLP), ofrecen respuestas inmediatas a consultas frecuentes o soporte interno sin intervención humana.
Análisis predictivo.
El uso de modelos de aprendizaje automático sobre datos históricos para anticipar escenarios (por ejemplo, bienestar de los empleados, uso de espacios, mantenimiento predictivo).
Visión por computador.
Monitoreo en tiempo real de espacios físicos para seguridad, detección de anomalías y uso eficiente de los entornos.
Procesamiento de lenguaje natural (NLP).
Más allá de los chatbots, el NLP permite comprender encuestas de empleados, analizar sentimientos o gestionar datos multilingües de forma más natural.
Sistemas de recomendación.
Basados en datos, ofrecen sugerencias personalizadas (formación, asignación de tareas, optimización de recursos) adaptadas a perfiles, habilidades o riesgos.
Aprendizaje profundo (deep learning).
Abarca el análisis de grandes volúmenes de datos no estructurados, reconocimiento de voz, transcripción en tiempo real… herramienta clave para entornos cada vez más “vivos”.
Un futuro laboral más inteligente y eficiente
La convergencia entre workplace, automatización e IA marca un antes y un después en la concepción del trabajo. Desde la reserva inteligente de recursos hasta plataformas avanzadas de IA, el potencial para optimizar uso, reducir costes y mejorar la experiencia de la persona ocupante del espacio es inmenso.
En un mundo donde la flexibilidad es la norma, adoptar estas tecnologías no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad estratégica.
Aquellas organizaciones que lideren este cambio estarán mejor posicionadas para afrontar los retos del futuro, maximizar el valor de sus recursos y, sobre todo, situar a las personas en el centro del workplace.