La tecnología es la mejor herramienta para simplificar la obtención de datos que permita gestionar todo tipo de edificios e instalaciones de forma ágil. Desde FAMA hemos identificado los 5 ámbitos del Facility Management en los que es prioritario aplicar ese principio de sencillez.
“Solo uno entiende algo si es capaz de explicárselo a su abuela”. Esta frase tan clara resume, bajo mi punto de vista, la esencia del principio KISS, del acrónimo en inglés Keep It Simple. Stupid!, que viene a decir que cualquier sistema funciona mejor si se mantiene sencillo. Es un término que nació en 1960 en la Marina de EE.UU. Se aplicaba al diseño de aviones para conseguir que fueran reparados en condiciones de combate, con escasas herramientas y poco sofisticadas.
La simplicidad es un objetivo clave del diseño y cualquier complejidad accidental debe ser evitada.
Este concepto de sencillez sigue siendo válido hoy en día y aplicable en el desarrollo de cualquier solución tecnológica, especialmente en aquellas que deben abordar retos complejos como puede ser el Facility Management (FM). Esta disciplina debe dar respuesta a la gestión de una gran diversidad de infraestructuras públicas y privadas que pueden ir desde edificios históricos patrimoniales como puede ser un edificio modernista de principios del siglo XX hasta modernos inmuebles inteligentes dotados de última tecnología, pasando por instalaciones ferroviarias, hospitalarias o superficies comerciales. Y ante este desafío la tecnología, facilitando la obtención de datos, permite optimizar toda esta gestión ayudando en tres aspectos clave:
- Mejorar la toma de decisiones.
- Evaluar el cumplimiento de objetivos.
- Dirigir las inversiones.
¿En qué áreas del FM es más prioritaria aplicar la sencillez?
Por nuestra dilatada experiencia en FAMA, la plataforma tecnológica de Cuatroochenta para la gestión integral de activos e infraestructuras y siendo pioneros en el desarrollo de soluciones de FM, hemos detectado los cinco ámbitos principales en los que es imprescindible aplicar este principio KISS y de los que hablé en el IX Encuentro Facility Management and Services.
Disponibilidad del dato
El inventario con todos los datos de los inmuebles, infraestructuras, espacios y activos que se deben gestionar es la columna vertebral de cualquier proyecto de Facility Management. En la obtención de todos estos datos sería conveniente seguir algunas recomendaciones:
Implicar al proveedor. La empresa de mantenimiento de un edificio, por ejemplo, conoce perfectamente la instalación que la organización debe gestionar y eso puede ayudar a conseguir todos los datos necesarios.
Localizar los sistemas existentes. Es el caso, por ejemplo, de los ERP, que ya disponen de una información de partida imprescindible.
Definir activos. Es fundamental definir qué activos se quieren inventariar desde un inicio, pensando en su mantenimiento posterior.
Utilizar apps para el etiquetado. Estas soluciones son muy útiles para etiquetar activos y facilitar el proceso de inventariado.
Adopción de la tecnología por parte de partes implicadas
Para conseguir gestionar de forma satisfactoria cualquier instalación o infraestructura, es fundamental que todos los actores utilicen la tecnología:
Clientes internos. También conocidos como solicitantes en el ámbito del Facility Management. Las soluciones, ya sea una app o un portal web, deben ser simples, accesibles y usables, de manera que la experiencia de la persona usuaria sea lo más satisfactoria posible. Reservar un puesto de trabajo o notificar una incidencia debe ser igual de sencillo que hacer una reserva en un restaurante a través de una app. Además, es prioritario que el usuario pueda tener un feedback constante del servicio y conozca al instante, por ejemplo, el estado en qué se encuentra una incidencia.
Proveedores de servicios. Desde el mantenimiento preventivo a la limpieza. Es importante implicarlos en la medida de lo posible en todo el proceso, a través de canales de comunicación, que nos permitan disponer de información en tiempo real sobre el estado de los trabajos. Utilizar una tecnología simple, accesible y usable, de manera que la experiencia de la persona usuaria sea lo más satisfactoria posible.
Gestores. Deben estar en el centro de la estrategia. Es fundamental identificar cuáles son los eventos y avisos que realmente son importantes para el core de la organización para parametrizarlos. Sería el caso, por ejemplo, del vencimiento de un contrato o del incumplimiento del Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). Igualmente, hay que garantizar que los gestores reciben una adecuada formación sobre la herramienta basada en casos de uso e implicar al departamento de tecnologías de la información desde el inicio.
El objetivo es cerrar el círculo y conseguir que todas las partes implicadas adopten la tecnología, tanto clientes y proveedores como gestores y, así, el sistema reporte información.
Obtención de indicadores (KPIs): mejora continua
Para simplificar la obtención de KPIs y favorecer los procesos de mejora continua, es importante incorporar tecnología que tenga una capacidad flexible para obtener indicadores adaptados al paso del tiempo. En este sentido, es importante escoger bien los indicadores a medir priorizando dos premisas: los aspectos económicos que suponen un ahorro y una mejora del servicio y los que afectan al core de la organización.
El sistema de FM debe ir acompañado de una API adecuada para facilitar esta integración.
Integración de tecnologías existentes
Antes de la implantación de un sistema FM y para garantizar la integración de la nueva solución con las tecnologías existentes, conviene realizar un análisis previo de las aplicaciones que hay en la organización, tanto el ERP como los gestores documentales o las aplicaciones de RRHH. También es importante valorar cómo interactuarán con las herramientas de FM, ya que el grado de autonomía del sistema de FM y la facilidad para explotar la información dependerá de su grado de integración con el resto de sistemas de la organización. Para ello, hay que contar con la implicación del departamento TI.
Capa de interoperabilidad
¿Las personas que van a utilizar esta tecnología disponen de los conocimientos necesarios? ¿Los dispositivos, tanto software como hardware, son los adecuados para nuestras necesidades y operativa diaria? ¿El activo sobre el que quiero aplicar este tipo de tecnología es susceptible de que se la apliquemos? Son algunas de las preguntas que una organización debe realizarse previamente para simplificar la integración de la solución de FM con la capa de interoperabilidad.
Utilizar la capa de interoperabilidad como un instrumento, no como un fin para simplificar la información que el sistema facilita.
No se trata de perdernos en las tecnologías que forman parte de la capa de interoperabilidad de la organización, como pueden ser los sistemas BIM o GIS, los sensores e IoT, como si estas fuesen un fin en sí mismas, sino de tener claro que son una herramienta para simplificar la información que el sistema facilita. Y todo ello dependerá de las circunstancias, necesidades e idiosincrasia de cada organización.
- Mejorar la toma de decisiones.
- Evaluar el cumplimiento de objetivos.
- Dirigir las inversiones.