La preocupación por la sostenibilidad y la digitalización marcarán el rumbo del sector en los próximos años, según un reciente informe de la plataforma de innovación en real estate Innomads. La tecnología ofrece soluciones estratégicas para empresas que quieren reducir costes y mejorar la productividad en la gestión y mantenimiento de inmuebles y servicios.
La tecnología forma parte de nuestro día a día y, en el momento en que edificios y servicios se empezaron a digitalizar, el Facility Management (FM) se convirtió en protagonista del cambio en la forma que nos relacionamos con ese entorno. Optimizar el mantenimiento, la conservación y la durabilidad de instalaciones en organizaciones es su principal objetivo. Es un sector con cada vez mayor peso. Así lo reflejan los datos: según estimaciones de McKinsey & Company, moverá 1,9 billones de dólares a nivel mundial en 2024, un 6% más que en 2018. Pero ¿a qué retos, oportunidades y amenazas se enfrenta?
Las empresas cada vez más tienden a la externalización del FM
Perspectiva mercado global (gastos internos y externos en FM)
La preocupación por la sostenibilidad, la facilidad del acceso a la vivienda, la transformación que ha supuesto la pandemia en cualquier tipo de espacio, la industrialización y automatización de procesos, la ruptura de silos entre los sectores del inmueble y la digitalización del propio sector son los seis grandes retos con mayor impacto potencial para el FM.
Así los identifica el informe Retos, Tendencias y oportunidades del sector Facility Management, elaborado por Innomads y presentado en junio de 2021 en la jornada TechEstate, la nueva plataforma de Barcelona Building Construmat. Poniendo el foco en la sostenibilidad y las oportunidades de digitalización, se pueden identificar las 8 principales tendencias y oportunidades estratégicas para la evolución de los próximos años.
1. Emergencia de la preocupación por la sostenibilidad
La sostenibilidad es ya un factor clave en los planes estratégicos de muchas compañías. Además, se ha convertido en un criterio más en la decisión de compra de los consumidores. Aunque aún existe mucha incertidumbre y no hay modelos de control de costes estandarizados, “cada vez hay más capital y recursos destinados a este tipo de iniciativas”, según apunta el citado informe, elaborado por un grupo de personas expertas, entre ellas, Alexandre Santacana, Business Analyst de FAMA, la plataforma tecnológica de Cuatroochenta para la gestión integral de activos e infraestructuras.
Las empresas están obligadas por ley a reportar anualmente aspectos relevantes de cuestiones medioambientales, entre otras muchas. Por tanto, las plataformas digitales de gestión de soporte y seguimiento de estos indicadores se han convertido en una necesidad para muchas de estas organizaciones.
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- Normas de calidad e ISO
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- Gestión de residuos
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- Procesos de economía circular
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- Cálculo de la huella de carbono
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- Cálculo de la huella hídrica
FAMA Sostenible es una de estas soluciones que, además, facilita la elaboración de las memorias de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) y la divulgación de todos estos datos de forma automatizada y ágil, utilizando indicadores tanto estándar como propios de la compañía.
2. La transformación digital de las ciudades
Las Smart City buscan también monitorizar la sostenibilidad a través de la tecnología. Este sería un ejemplo de los proyectos a los que se están enfrentando las Administraciones Públicas. Iniciativas que requieren numerosos y complejos mecanismos de control y transparencia.
En estos casos, las soluciones digitales ayudan, por ejemplo, a:
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- Coordinar, organizar y designar funciones
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- Planificar y hacer seguimiento de los objetivos
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- Establecer herramientas de control
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- Detectar riesgos para mitigarlos
La tecnología no solo ayuda a la propia gestión de los inmuebles e instalaciones de esas ciudades inteligentes, sino también a conectar administraciones y servicios y a ejecutar de forma exitosa cada proyecto.
Ejemplos de proyectos:
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- Municipios cordobeses inteligentes y sostenibles: gestión de activos de las poblaciones de menos de 20.000 habitantes de la provincia de Córdoba.
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- INFRARED: implantación de una plataforma software para la gestión del equipamiento científico de laboratorio de las cuatro universidades públicas de Castilla y León.
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- DEPOGAP: gestión de activos públicos en la provincia de Pontevedra.
“El replanteamiento de usos y reformas derivados del impacto de la pandemia son una gran oportunidad para incorporar factores con impacto en la sostenibilidad”.
3. Digitalización del puesto de trabajo acelerado por la pandemia
Las nuevas necesidades impuestas por la Covid-19, como la reducción de la capacidad del espacio en oficinas o las rehabilitaciones energéticas, suponen un reto, pero también una oportunidad para el FM, según los expertos.
La tecnología está contribuyendo a tener espacios de trabajo más seguros y eficientes ante la nueva realidad que deja la pandemia. Existen apps muy intuitivas y de fácil uso para adecuar la gestión de los puestos de trabajo, estableciendo fases y turnos de vuelta a la oficina, garantizando el uso seguro de las salas de reuniones y otras zonas comunes y disponiendo de la trazabilidad de posibles afectados en caso de una persona positiva.
Estas herramientas digitales permiten también:
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- Agilizar la comunicación y resolución de incidencias relacionadas, por ejemplo, con la limpieza o la calidad del aire.
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- Facilitar el inventariado y disponibilidad de suministro de elementos de protección y de los equipos necesarios para el teletrabajo.
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- Automatizar la gestión de accesos del personal externo.
Un auténtico rompecabezas para muchas organizaciones que requiere de “flexibilidad e inventiva”, tal y como apunta Deloitte en un artículo sobre el impacto de la Covid-19 en el Facility Management a raíz del cambio de las necesidades de empresas y proveedores.
4. Herramientas 360º
El desarrollo de soluciones integrales que disponen de toda la información necesaria, poniendo el foco en el usuario, es otro de los elementos clave para el grupo de expertos del Facility Management.
La madurez del negocio del FM permite la especialización necesaria para adaptar las soluciones a los objetivos de cada organización. Independientemente de cuáles sean sus propósitos, es vital que las empresas se apoyen en la tecnología para lograrlos. Y, en concreto, que lo hagan desde una única plataforma integral y centralizada, que contemple los diferentes actores implicados en los procesos.
La empresa debería tener, desde una misma ubicación, las soluciones de gestión de los inmuebles, que integran por ejemplo información de sensores o del internet de las cosas (IoT), pero también las herramientas para el usuario.
Existen plataformas que incluyen todos estos ámbitos funcionales:
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- Gestión de espacios y servicios
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- Inventariado de inmuebles
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- Gestor documental
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- Coordinación de actividades económicas
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- Prevención de riesgos laborales
Y todo ello con una potente gestión gráfica y aplicaciones accesibles e intuitivas, integradas con la metodología de trabajo colaborativa de creación y gestión de proyectos de construcción Building Information Modeling (BIM), que implica la generación y administración de representaciones digitales de las características físicas y funcionales de los espacios.
Esa plataforma integral y única es precisamente lo que ofrece FAMA Sostenible. Además de ser una solución tecnológica orientada a dar respuesta a las diferentes necesidades de sostenibilidad de las organizaciones, permite asesorarlas para encontrar la mejor fórmula para informatizar sus procesos y optimizar su gestión en relación con sus objetivos.
“El Facility Manager es la figura clave para optimizar los recursos de las empresas. Planifica los mantenimientos preventivos y correctivos de los edificios, implementa tecnologías inteligentes, gestiona los espacios y nuevas ubicaciones y ahorra gastos energéticos”.
Definición extraída del Postgrado de Facility Management del Colegio de Arquitectos de Cataluña.
5. Inclusión del FM en las fases iniciales del proyecto constructivo
Incorporar la figura del Facility Management en el diseño y proyectado de edificios permitiría incrementar las posibilidades de optimización.
Esto es, precisamente, lo que ha hecho Endesa en su proceso de automatización y optimización de la gestión de espacio, patrimonio y servicios generales, coincidiendo con su traslado a nueva sede. Esta apuesta por contar con el FM en fases iniciales permite, además, sacar mucho más partido a iniciativas con impacto potencial en sostenibilidad, ya que son acciones que solo se pueden desarrollar en la proyección y construcción de una instalación.
Metodología BIM
Si a eso, además, le unimos la incorporación de la ya citada metodología BIM, se incrementan los beneficios para la obtención de los certificados de eficiencia y sostenibilidad.
Estos certificados permiten evaluar y comprobar el impacto ambiental de un inmueble desde su construcción hasta el final de su vida útil. Esta metodología permite, gracias a la cantidad de información que dispone de cada producto y al modelado detallado:
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- Comprobar la eficiencia energética del edificio
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- Analizar la cantidad de iluminación natural que entra en cada estancia
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- Tener en cuenta las condiciones climáticas de la zona
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- Valorar la orientación del edificio
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- Detectar las obstrucciones existentes en el entorno
En resumen, BIM posibilita construir rápidamente edificios más eficientes energéticamente, más económicos, más sostenibles y más duraderos.
En este sentido, por ejemplo, FAMA tiene experiencia participando y liderando diversos proyectos basados en esta metodología, entre ellos The Ó Building, el primer inmueble definido con BIM 7D e integrado con el software de gestión de instalaciones CAFM/IWMS desde el proyecto constructivo.
6. Aceleración de la transformación digital del FM con el foco puesto en el bienestar de las personas usuarias
Las industrias del inmueble, desde el diseño y la construcción al propio Facility Management, son de las que más han tardado en adaptarse a la transformación digital. Y eso, a pesar de que en la actualidad existen en el mercado herramientas y soluciones digitales que permiten mejorar la competitividad de las compañías que operan en estos sectores.
Según los expertos, el cambio generacional favorecerá “la adopción de herramientas digitales en el sector”. Un estudio de ARC de 2019 ya apuntaba que el 40% de los profesionales del FM que había se iban a ir retirando en los próximos ocho años.
En este contexto han surgido nuevos actores que operan en modelos de negocio inmobiliarios con un fuerte componente digital, como:
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- Colivings
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- Coworkings
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- Build-to-rent
Estos nuevos agentes, según los expertos, pueden acabar arrastrando al resto del sector hacia la digitalización máxima de los procesos de negocio.
La integración de inteligencia artificial será clave, según el sector, en la toma de decisiones basada en datos.
Las personas usuarias ocupan un lugar protagonista en la estrategia de digitalización. Cada vez están más acostumbradas al uso de herramientas digitales en todos los ámbitos de su vida y eso les hace estar más predispuestas a emplear la tecnología también en sus entornos profesionales. Y lo hacen exigiendo que sean tan potentes y fáciles como las que suelen utilizar en su vida cotidiana y personal.
Así, en los últimos años, se ha pasado de la gestión de edificios de forma aislada a pensar en el bienestar de las personas.
El objetivo final del FM es, entonces, implicar a la persona usuaria de las instalaciones en su propio bienestar. ¿Cómo? A través de sencillas soluciones de movilidad APP, que dan respuesta a las necesidades de las organizaciones.
¿Qué se obtiene con ello?
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- Aumento de la calidad de los espacios con un mayor control de las incidencias y el nivel de servicio de los proveedores.
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- Mayor agilidad, optimización de procesos y reducción de costes.
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- Mejor imagen y reputación de marca de la organización.
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- Más motivación y productividad de las personas empleadas y retención de talento.
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- Fidelización de clientes con mejores resultados económicos.
En definitiva, poner el foco en conseguir una experiencia positiva en las personas usuarias de los espacios e instalaciones genera una importante ventaja competitiva para las organizaciones.
7. Automatización del control de indicadores
Los proyectos de digitalización arrastran enormes oportunidades para que los modelos operativos de los proveedores Facility sean más eficientes.
A las ventajas que supone la transformación digital en la gestión del mantenimiento de inmuebles y servicios, se añade el control de los indicadores estipulados en los acuerdos con los proveedores. Controles que, además, se pueden automatizar.
Un claro ejemplo de ello es el proceso de transformación de la gestión de “Facilities” realizado en RTVE, con:
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- 300.000 m²
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- 592 edificios
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- 45.000 elementos de inventario
“Una de las principales barreras a la digitalización de procesos de Facility Management es la ausencia de know-how de transformación digital en las compañías.”
Alexandre Santacana, Business Analyst de FAMA y participante en el estudio de Innomads.
8. Reducción de costes con tecnología SaaS y APIs
La explosión de soluciones digitales en formato Software as a Service y la simplificación de las integraciones que ofrecen las APIs permiten abaratar costes y tiempo de desarrollo, a pesar de que el coste y plazo de algunos proyectos de digitalización son relevantes.
Los tiempos y la complejidad de la implantación y adopción de este tipo de herramientas son cada vez menores.
Ventajas del Software as a Service
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- No es necesario disponer de personal propio dedicado al sistema
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- Evita gastos en tecnología y su mantenimiento
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- Conversión de gastos fijos en variables
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- Disponibilidad inmediata del sistema y la información
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- Accesible desde cualquier lugar y momento
Ventajas de las APIs
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- Independencia entre el sistema del cliente y la solución tecnológica
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- Facilidad de integración
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- Mejora del tiempo y los costes de implementación
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- Mayor seguridad
La tecnología es la principal aliada del Facility Management para conseguir optimizar y reducir los costes de la gestión y el mantenimiento de inmuebles y servicios. La apuesta para conseguir una auténtica digitalización debe pasar por soluciones integrales, intuitivas y de fácil uso.