La plataforma Facility Management de Cuatroochenta ha implementado una nueva funcionalidad a su módulo de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) para hacer más eficiente la gestión de documentación de PRL con proveedores. Un robot verifica la autenticidad de los documentos para ahorrar decenas de horas de trabajo manual.
Piensa en una gran empresa con multitud de centros de trabajo en los que realizan actividades tanto sus empleados como los de empresas subcontratadas. Por cada contrato que esa empresa, propietaria del centro de trabajo, tiene con los proveedores, surge la obligación de intercambiar cientos de documentos laborales. Es documentación vinculada a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), que nace con el objetivo de ser aliada de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y que se registra y controla desde una única plataforma informática. Algunos de estos documentos los expiden los organismos oficiales y mantienen un formato concreto y común para todas las organizaciones que deben revisarlos y validarlos, de forma periódica y recurrente.
Hoy en día existe tecnología capaz de automatizar y agilizar toda esta validación. Y es precisamente lo que ha integrado FAMA a su solución para centralizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales. Se trata de un robot que autoevalúa esos documentos oficiales para optimizar los procedimientos. Es un sistema, que forma parte de la plataforma de servicios de Facility Management de Cuatroochenta, y que ya han empezado a utilizar y están implementando decenas de centros de trabajo de compañías del sector ferroviario o de servicios para mejorar la gestión y control documental de los contratos.
El objetivo de implantar un robot de autovalidación es que sea una solución eficiente y confiable para verificar la autenticidad y la integridad de los documentos, agilizando los procesos de gestión documental.
Este validador automático permite verificar de forma eficaz documentos oficiales emitidos, por ejemplo, por organismos públicos como la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Anteriormente, toda esta documentación debía revisarse mensualmente de forma manual, siendo una tarea repetitiva, monótona y costosa que, además, puede llegar a registrar algún error humano. La tecnología ha permitido optimizar todo este procedimiento, de manera que, si el robot detecta algún error o que el documento no es válido, lo envía y comunica al departamento correspondiente para que lo revise manualmente. Esta automatización permite ahorrar tiempo, liberar a las personas de estas tareas recurrentes para centrarse en otras de mayor valor. Y, todo ello, además, manteniendo los plazos y requisitos de validación establecidos.
Ventajas del validador automático
- Eficiencia. El robot puede revisar una gran cantidad de documentos en un corto período de tiempo. De esta manera, aumenta la eficiencia operativa y se consigue agilizar la validación. Además, evita que este tipo de procesos repetitivos los tengan que asumir personas, pudiendo realizar otras tareas de mayor valor.
- Precisión. El robot está programado para seguir unas reglas y normas específicas, que previamente han sido indicadas, lo que reduce los errores humanos y le aporta precisión a la validación, a la vez que exactitud en los resultados.
- Ahorro de costes. Al contar con un proceso automático de validación de documentos, el coste asociado de personal capacitado se reduce, así como los costes en formación y contratación. Otro aspecto a tener en cuenta es que el robot tiene la posibilidad de funcionar 24/7, mejorando la productividad.
- Resistencia. El robot sigue unas pautas predefinidas y aplica los criterios de validación de manera uniforme. Esto asegura que todos los documentos se revisen de forma justa y objetiva.
- Seguridad. Al automatizar la validación de documentos, se puede mejorar la seguridad de los datos y la confidencialidad. El robot está programado para cumplir con protocolos de seguridad específicos y mantener un registro de auditoría detallado de todas las actividades realizadas, lo que facilita el cumplimiento normativo y la detección de cualquier actividad sospechosa.
- Flexibilidad. El validador puede fácilmente adaptarse a aumentos en la carga de trabajo en función de la cantidad de documentos a revisar.
En una sola compañía con decenas de centros de trabajo, el robot es capaz de validar unos 2.000 documentos al mes ahorrando hasta 24 horas de trabajo manual.
I+D para anticiparse a las necesidades
Este robot es un ejemplo de cómo la tecnología puede anticiparse a las necesidades de las organizaciones. La clave está en detectarlas y aportar una solución mientras las compañías pueden enfrentarse a nuevos desafíos. Este es, precisamente, el objetivo del departamento de Innovación Aplicada de Cuatroochenta. Este equipo de personas expertas en desarrollo de software, big data e inteligencia artificial se encarga de analizar, explorar y determinar cómo mejorar los procesos de los clientes a través de los productos y servicios de la compañía. En definitiva, se trata de integrar la vanguardia en I+D para sacar el máximo partido a las soluciones y ayudar a mejorar la productividad y eficacia de las organizaciones.
«Dentro de los productos y servicios de Cuatroochenta, analizamos cómo podemos implementar mejoras y ayudar a cubrir nuevas necesidades de los clientes innovando, sin ir ligadas necesariamente a tecnologías emergentes»
Chatbot para responder dudas sobre una solución
Persiguiendo este mismo objetivo, el departamento de Innovación Aplicada de Cuatroochenta ha desarrollado un chatbot impulsado por inteligencia artificial que puede responder preguntas sobre FAMA, la plataforma tecnológica para la gestión integral y automatizada de activos e infraestructuras. Es un modelo basado en procesamiento del lenguaje natural (PLN) que ayuda al equipo interno de la firma de facility management a resolver dudas de forma ágil sobre el funcionamiento de la solución.
El asistente es capaz de ofrecer una u otra respuesta en función del perfil del usuario que formula la pregunta y, además, indica la fuente o las fuentes de información en las que ha basado su contestación. Aunque, de momento, es una herramienta interna, este chatbot podría convertirse en un asistente abierto, como un manual de usuario, para que los clientes pudieran trasladarle sus dudas. Este tipo de tecnologías demuestran la importancia que está adquiriendo el procesamiento de lenguaje en los negocios, que ya están documentando soluciones y procesos pensando en que esa información textual sea entendida y procesada por máquinas.