La tecnología permite optimizar y centralizar la gestión integral de infraestructuras y edificios del sector sanitario, favoreciendo la reducción de costes que pueden invertirse en una mejor atención de pacientes.
La tecnología ha sido y es clave para mejorar la atención de los pacientes. Lo vemos en la receta electrónica y el historial clínico digital, en la personalización de los tratamientos, en los sistemas de inteligencia artificial de prevención y diagnóstico de enfermedades o en la robótica que participa y ayuda en operaciones quirúrgicas. Pero la tecnología puede tener un papel aún más protagonista en el sector sanitario, en concreto para optimizar la gestión de hospitales, consultorios, centros de atención primaria o centros sociosanitarios.
Y es que, tras mi participación en la jornada de Salud Digital: servicios digitales, interoperabilidad y análisis de datos, organizada por Socinfo Digital, me di cuenta de que la mayor parte de los asistentes no tienen en mente que la gestión de las instalaciones es fundamental para garantizar la atención al paciente. De hecho, cuando todo funciona esa gestión es invisible, pero cuando hay problemas y no se gestiona de forma adecuada, afecta de pleno en la calidad asistencial, además de suponer un gasto económico. Las entidades, tanto públicas como privadas, deben entender que no pueden descuidar la gestión de sus instalaciones. Y sea cual sea el tipo de infraestructuras, las soluciones de software mejoran esa gestión, a través de estos cuatro objetivos:
Disponer de información que permita tomar decisiones estratégicas
Evaluar la ejecución de los diferentes procesos
Detectar necesidades y puntos de mejora
Dirigir las inversiones para cubrir esas carencias detectadas
Desde FAMA, con una experiencia de más de 25 años como aliado tecnológico en la gestión integral de activos e infraestructuras de numerosas organizaciones, hemos detectado los principales retos a los que se deben enfrentar los gestores de infraestructuras sanitarias y qué beneficios puede tener el uso de plataformas centralizadas e integrales.
Retos asociados a la gestión de instalaciones sanitarias
Sin duda los representantes de una entidad sanitaria deben hacer frente a múltiples desafíos a la hora de gestionar los inmuebles y los servicios para poder ofrecer la mejor asistencia sanitaria. El Facility Management debe coordinar desde la gestión de los espacios al mantenimiento y limpieza, pasando por los usos que pueden hacer los diferentes usuarios, tanto trabajadores como pacientes. Y además, el gran reto es que ese trabajo complejo, que integra múltiples áreas, sea lo más sencillo posible. A continuación planteo algunas de las preguntas que deben hacerse las organizaciones para saber si están gestionando, de forma adecuada o no, una instalación.
Inventario.
La primera cuestión y fundamental que deben preguntarse los gestores sanitarios es: ¿dispongo de un inventario clasificado de los activos sanitarios que gestiono? En ese listado se debe incluir tanto los edificios e instalaciones como los elementos que los componen, ya sea lavabos, cocinas, quirófanos, camas, sistemas de telecomunicaciones o instalaciones eléctricas. Se trata de saber qué hay en un edificio y cómo y dónde está.
Contratos de servicios.
Los gestores necesitan conocer y controlar todos los contratos que disponen con servicios de mantenimiento o limpieza en cada uno de los edificios e instalaciones. Así que deben plantearse ¿puedo encontrar en cuestión de segundos cualquier documento que esté asociado a uno de esos contratos?
Gastos y facturación.
¿Conozco, de manera exhaustiva, si lo que estamos pagando a los proveedores se corresponde con los servicios recogidos en los pliegos? ¿Tengo información fiable para controlar los gastos de mantenimiento de mis instalaciones y así poder orientar estrategias y decisiones? Son otras de las preguntas que deben plantearse los gestores. Y es que hay que tener en cuenta que, aunque dependa de la magnitud de la entidad y de los metros cuadrados gestionados, las licitaciones y adjudicaciones de servicios son uno de los principales gastos a los que deben hacer frente las organizaciones.
Normativa.
A pesar de que los técnicos redactan concienzudamente los pliegos de condiciones, la realidad es que, después, no podemos realizar un seguimiento exhaustivo de lo que el documento dice y lo que el proveedor realiza, porque no disponemos de la tecnología adecuada. De este modo, nos acabamos “fiando” y llegando, incluso, a validar facturas de actuaciones de las que no tenemos constancia de que se hayan hecho con conformidad. Ante este escenario, ¿cómo puedo garantizar que mis instalaciones están mantenidas bajo el paraguas de la legislación? ¿dispongo de un algún tipo de alarma automatizada?
Seguimiento de obras y reformas.
Si se realiza una nueva construcción o una rehabilitación, los y las responsables deben tener los mecanismos automatizados para hacer un control y seguimiento detallado del proyecto.
Personas usuarias.
Si ponemos el foco en el personal sanitario, administrativo, pacientes y acompañantes, que son los que utilizan esas instalaciones, la pregunta es: ¿facilito la comunicación para que estas personas puedan informar de un incidente cuando alguna cosa no funciona? ¿Tengo algún mecanismo que conecta esa información con los proveedores, encargados de reparar o solucionar ese problema?
Histórico.
Si el proveedor de un servicio cambia, ¿qué pasa con la propiedad del dato? La cuestión es ¿puedo disponer de un registro con todo lo que ha ocurrido en mis instalaciones o de toda esa información se la lleva el proveedor con la implicación que eso tiene para mí?
Sostenibilidad.
La gestión de la sostenibilidad es estratégica para cualquier entidad, así que deben pensar: ¿tengo información sobre la huella de carbono o la huella hídrica de mis instalaciones?, ¿tengo un control exhaustivo del proceso de gestión de residuos? y ¿tengo controlada y centralizada toda la documentación relativa a la gestión de normativas de calidad?
Prevención de riesgos laborales.
Cualquier proveedor, que acceda a una instalación, debe estar sujeto a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y, por tanto, cumplir la normativa de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y las obligaciones con la Seguridad Social. Dicho esto, los gestores deben preguntarse: ¿dispongo de tecnología para controlar ese volumen de documentación? ¿puedo controlar los accesos de los operarios en función de su validación? ¿puedo comprobar si han recibido la formación adecuada?
Todas estas cuestiones, diversas y difíciles de responder en muchas ocasiones, son sólo un ejemplo de las muchas que se pueden plantear los gestores de cualquier edificio, instalación, activo e infraestructura sanitaria. Si la tecnología especializada hace su papel, estos aspectos podrían descansar bajo una misma plataforma que permita llevar a cabo una gestión eficiente.
Gestión integral y centralizada gracias a la tecnología
Existen soluciones que permiten gestionar de forma controlada, automatizada y centralizada todos los edificios e instalaciones de una entidad sanitaria. Entonces, ¿cuál es el escenario? Aquí detallo los 4 principales beneficios de esa transformación digital.
1. Disposición de un inventario clasificado.
La organización posee de cuadros de mando que indican, por ejemplo, cuánto gasta en cada inmueble. Puede comprobar fácilmente la conformidad de los trabajos realizados por los proveedores, pagar en función de ello y tener un control exhaustivo de cualquier desviación presupuestaria, por ejemplo, en el caso de una obra o reforma.
2. Agilidad en la comunicación y resolución de incidencias.
Gracias a este tipo de plataformas, mejoran notablemente los tiempos de comunicación de las incidencias entre la persona usuaria, el gestor de la instalación y el proveedor, favoreciendo así su resolución. Además, conoce exhaustivamente aspectos como el estado de las incidencias, el coste derivado del mantenimiento correctivo o la recurrencia de determinados servicios. Así, la entidad puede anticiparse para poder orientar las inversiones hacia una u otra área. Y, lo más importante, si en la siguiente licitación hay un cambio de proveedor, el dato no se pierde, puesto que la plataforma seguirá dando cobertura al siguiente adjudicatario.
3. Automatización de la gestión de la sostenibilidad.
De manera automática, puede monitorizar y conocer diferentes aspectos relativos al ámbito de la sostenibilidad como los indicadores de huella de carbono o la generación de informes de residuos por tipología. Además, se facilita la gestión de las normas de calidad y medio ambiente y puede conocer la evolución del consumo eléctrico en todos los espacios gestionados.
4. Control y gestión en tiempo real de la documentación y procesos vinculados a los riesgos laborales.
La tecnología facilita la coordinación de la gestión y validación de los aspectos relativos al ámbito de la prevención de riesgos laborales y la coordinación de actividades empresariales, en relación con el personal de servicios externos que ha de acceder a las instalaciones. Se dota a las contratas de un código QR mediante el cual se puede conocer si esta al día con sus obligaciones relacionadas con PRL, formaciones, entregas de EPIS, etc.
La interoperabilidad en la Estrategia de Salud Digital
Todo esto se enmarca, además, en un contexto en que la Estrategia de Salud Digital del Ministeiro de Sanidad de España se plantea como objetivo disponer de información interoperable y de calidad a nivel nacional e internacional. Según explicó, en la jornada de Socinfo, la directora general de Salud Digital y Sistemas del Ministerio de Sanidad, Noemí Cívicos, actualmente se están impulsando cinco macroproyectos o programas estratégicos, con un total de 850 millones de euros de inversión para impulsar la digitalización del sector sanitario. Algunos de estos programas, que establecen la interoperabilidad como requisito imprescindible, también podrían abarcar la implantación de tecnología para optimizar la gestión de instalaciones sanitarias.
Dentro de la Estrategia Nacional de Salud Digital actualmente se están impulsando cinco macro proyectos o programas estratégicas para todo el Sistema Nacional de Salud.
Interoperabilidad como requisito imprescindible en todos los proyectos
Fuente: Ministerio de Sanidad
Tecnología para la gestión de activos e infraestructuras al servicio del sector sanitario
Desde FAMA (a Cuatroochenta product) proponemos la utilización de una única plataforma que aglutina todos estos aspectos bajo el mismo paraguas de gestión, que puede convivir con tecnologías existentes y que dota de movilidad y un front office muy simple y minimalista para que, de nuevo, las personas usuarias de los edificios e instalaciones estén en el centro.
