Del Facility Management al gemelo digital
La integración de personas, de espacios, de los procesos que se dan entorno a las instalaciones de una compañía y de las tecnologías propias de dichos inmuebles requiere de una gestión integral que comienza a apoyarse también en los llamados gemelos digitales.
Uno de los retos a los que se enfrentan las organizaciones en la actualidad es el de gestionar los inmuebles y sus servicios para poderse centrar en su actividad principal. Se trata de crear un entorno más humano, eficiente y productivo.
Sin duda algo aparentemente sencillo que requiere de un trabajo coordinado, pues demanda gestionar distintas áreas. Así, debemos poner en valor las inversiones (gestión financiera), el diseño de nuestras instalaciones (gestión del espacio), el mantenimiento de las mismas (gestión operativa) y el equipo de personas que trabajan en dichas instalaciones (gestión del uso). ¡Casi nada! pues cada una de estas áreas es en sí misma un mundo y me atrevería a decir un reto, sobre todo después de la llegada de la covid, que ha cambiado radicalmente la demanda que hacemos de los espacios, añadiendo por ejemplo distancias de seguridad, imponiendo un uso menos intensivo de los espacios y más flexible para ganar rentabilidad.
Aun cuando las instalaciones están pensadas para la permanencia, existe un crecimiento de las demandas, que son cada vez más cambiantes. Disponer de software de Facility Management (FM) es clave para dar respuestas que nos ayuden a la vez a obtener ventajas competitivas.
Y es que más allá de la existencia de normas diversas en este campo, como la europea UNE-EN ISO 41014:2021, que orienten un buen programa de FM nos puede facilitar mucho la labor. Las nuevas aplicaciones utilizan inteligencia artificial (IA) y el internet de las cosas (IoT), lo que sin duda les confiere un extraordinario potencial.
Hacia la automatización de los procesos
En un contexto en el que los márgenes se reducen por múltiples factores, que todos tenemos en mente, se requiere minimizar costes operativos a la vez que se mejora la calidad del servicio y la satisfacción del cliente, proporcionando un servicio fiable y eficiente, y para ello se hace necesaria la transformación de los procesos haciéndolos más digitales, atendiéndolos adecuadamente y en tiempo real.
Si observamos la gestión de los espacios, nos daremos cuenta de que han proliferado (y a veces se usan de forma solapada) conceptos como los siguientes que nos hacen caer en la cuenta de la importancia que está cobrando esta área:
- Building Management System (BMS) y Building Control System (BCS) que se utilizan para referirse a los sistemas que controlan las instalaciones de un edificio.
- Sistema de automatización de edificios (BAS) para hablar del conjunto de sistemas de gestión y control mencionados anteriormente y que pueden formar parte de un sistema BMS o BCS de mayor tamaño.
- Sistema de gestión de energía (EMS) y sistema de control de gestión de energía (EMCS) encargados específicamente del consumo de energía.
En cualquier caso, la nota común es que se trata de sistemas que centralizan los procesos y los gestionan de manera cada vez más automatizada.
Sensorización (IoT) y sostenibilidad al servicio del facility management
Sensores, balizas, rastreadores RFID, herramientas de visualización y análisis de datos, y en algunos casos vehículos automatizados, son los nuevos elementos que forman parte del paisaje de las instalaciones llamadas “inteligentes”.
Las grandes compañías rivalizan en la puesta en marcha de construcciones que les permitan trasladar su preocupación por la sostenibilidad, mejorando su eficiencia energética, a la vez que generan reputación y en algunos casos sirven como campo de investigación para sus nuevos proyectos. Todo ello avalado por certificados como el BREEAM o el LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) que visibilizan los esfuerzos de la compañía por impactar en aspectos como la gestión, la salud y bienestar, la energía, el transporte, el uso del agua, los materiales empleados, la gestión de residuos, el uso ecológico del suelo, la contaminación, o la innovación y/o en algunos casos obligados por la legislación vigente que es percibida por algunos como una oportunidad para el cambio.
Así, si el penúltimo referente de sensorización y sostenibilidad fue The Edge, el edificio de la consultora Deloitte en Ámsterdam, parece ser que el último es el PTK1, edificio ubicado en Petach Tikva, Israel, y según su propietaria, Intel, es un compendio tecnológico pues “PTK1 ejecuta de forma independiente sus diversos sistemas y funciones, acumula datos, los procesa y usa inteligencia artificial (IA) para tomar decisiones” y además cuenta con la certificación LEED Platinum.
No en vano el edificio tiene 14.000 sensores, frente a los 7.000 de otras instalaciones de alta tecnología, que sirven para monitorizar y controlar la iluminación, temperatura, ventilación, aparcamiento, disponibilidad de salas de conferencias y otros servicios y sistemas del edificio, para lo cual produce entre 50 y 100 terabytes de datos al día que son analizados en tiempo real por un sistema de gestión de instalaciones basado en tecnología Intel.
Con el objetivo de favorecer la integración de datos, pero también, sobre todo, de permitir la integración y colaboración entre los stakeholders de FM, aparece el concepto de Plataforma IoT definida como un entorno único e integrado para el almacenamiento, análisis y recuperación de datos y para una gestión avanzada de servicios que adopten el concepto de explotación de datos centralizada favoreciendo la identificación e implementación de nuevas estrategias avanzadas para los operadores de FM, que se agrupan en 3 grandes grupos, basadas en el uso de IoT:
Estrategias para monitorear y controlar el desempeño del servicio.
El rendimiento debe obtenerse y mantenerse a través del análisis, la predictibilidad de fallas y los procesos optimizados y estandarizados tanto como sea posible. La nueva frontera del monitoreo en tiempo real está representada por el control remoto centralizado y la monitorización a través de tableros de control dinámicos y herramientas de visualización que muestran los datos del sensor recopilados en una interfaz digital fácil de usar que permite a los administradores de instalaciones observar datos para ver en tiempo real y tomar decisiones.
Estrategias de operación y mantenimiento.
Más allá del mantenimiento correctivo y del preventivo, el mantenimiento con IoT elimina las inspecciones periódicas in situ, al tener los elementos monitorizados.
Las intervenciones se llevarán a cabo de acuerdo con el perfil operativo real de los componentes, por lo que las órdenes de trabajo se generarán consecuentemente en tiempo real.
El programa de mantenimiento preventivo ya no está determinado por un cronograma preestablecido, sino por algoritmos de análisis que utilizan los datos recopilados por los sensores de IoT para reconocer de antemano la ocurrencia de degradaciones, mal funcionamiento o averías, permitiendo así un mayor ajuste del mantenimiento.
Estrategias para la gestión de las partes interesadas.
Permiten pasar de un enfoque tradicional, altamente individualizado de los departamentos que aumenta la complejidad del trabajo y los costos operativos asociados con estas actividades. Si la infraestructura, las herramientas, los métodos y los procedimientos de IoT se comparten entre los departamentos y las partes interesadas, con miras a la integración horizontal de herramientas, conocimientos y habilidades, es posible lograr beneficios considerables también en términos de eficiencia económica.
Evolución del enfoque del facility management con el tiempo.
Fuente: Mckinsey & Co
Las ventajas se obtienen como parte de un proceso y en esta línea la consultora Mckinsey&Co recomienda acciones que podemos tomar desde ya para seguir mejorando.
- Elevar la gestión de las instalaciones a una prioridad de nivel C (con un enfoque en la participación de COO / CFO).
- Establecer un equipo multifuncional que represente a las áreas interesadas y las alinee.
- Evaluar la madurez organizacional y las capacidades necesarias para administrar proveedores y respaldar tecnologías digitales.
- Apoyar la adopción de tecnologías emergentes (IoT, IA. p.e.) mediante la realización de pruebas piloto controladas que nos permitan escalar.
- Contar con un gestor fiable de FM y dotarnos de un mecanismo de gobernanza sólido.
- Diseñar una hoja de ruta de implementación de nuestro proceso. Con un proceso de revisión de estrategia periódico de todas las categorías para refinar y perfeccionar la visión.
El gemelo digital y el facility management
Cada vez más, los gemelos digitales se están convirtiendo en una herramienta muy utilizada como ayuda para la producción industrial, construcción de edificaciones, así como en la gestión y control de instalaciones.
«El gemelo digital es una representación virtual dinámica de un activo físico. Utilizando el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, el gemelo digital utiliza datos en tiempo real para representar virtualmente cómo funciona un edificio, dónde puede requerir mantenimiento y cómo podría responder a diferentes factores estresantes.»
Luke Bailey, analista de la consultora UnWork
Así, el gemelo digital permite "probar" digitalmente ciertos escenarios en el lugar de trabajo antes de la implementación en la vida real. En lugar de pasar horas y horas sopesando los beneficios del cambio en el lugar de trabajo antes de que se instale físicamente, el FM puede saltar a cualquier momento en el tiempo dentro del ciclo de vida de los edificios y adaptar los aspectos para ayudar a entender los resultados probables, permitiendo comprender el impacto de las decisiones antes de que se tomen físicamente.
El concepto de gemelo digital gira en torno a la conexión entre las versiones física y digital de un edificio. La réplica digital refleja exactamente el modelo de la versión física en términos de diseño y construcción y representa, en términos digitales, todos los servicios del edificio; iluminación, climatización, instalaciones mecánicas y eléctricas, controles y puesta en marcha en todo momento. Este duplicado digital puede ayudar a conocer cómo funcionan los edificios y cómo podemos gestionarlos y diseñarlos de manera más eficiente. Pero no únicamente nos reporta información durante la construcción, sino también se puede utilizar para concebir por qué un edificio no se comporta como debería.
Sin embargo, un gemelo digital no es disponer de un modelo 3D a escala 1:1. Debe tener la definición gráfica estrictamente necesaria para cumplir con los requisitos de información necesarios de cada cliente. También debe disponer de muchos datos asociados a esa representación gráfica. Esto ayudará a extraerlos para plasmarlos en dashboards a través de soluciones informáticas de Business Intelligence como Microsoft Power BI. En este sentido, Cuatroochenta dispone de experiencia en PowerBI y en aplicaciones propias de FM como FAMA que también nos pueden ayudar.
“Los gemelos digitales que hemos encontrado no son productos simples que se pueden comprar sin receta, sino que son el resultado de un esfuerzo significativo de integración de sistemas”
Esta afirmación aparece en la E-guide de Schneider Electric y recoge a la perfección la idea de que no hay recetas mágicas sino más bien un trabajo programado y progresivo de digitalización de las distintas áreas de la empresa, fruto de una estrategia. Idea que, por otra parte, hemos visto recogida en el apartado de sensorización.
En este sentido, el informe Tendencias emergentes en el sector inmobiliario®: Europa 2022, de PWC, recoge otro claro ejemplo en este sentido: “Acabamos de pasar por la primera fase de lo que llamamos nuestra plataforma de datos única, que ha llevado 18 meses. Pero ahora podemos analizarlo y sacarle provecho”. Es decir, estamos ante procesos de medio-largo plazo. Para asegurar el éxito, los FM que quiera un gemelo digital deberán huir de la inmediatez, ya que en un periodo corto de tiempo es imposible obtener información de tal nivel.
«La alineación de IoT y la IA en un gemelo digital es un papel clave en la gestión del FM. El reto debe orientarse en el medio plazo, donde el volumen de información es suficientemente consistente como para ayudar en la toma de decisiones.»
Ángela García – FAMA General Manager.
Asimismo (p.55) reconoce que: el 68% de los encuestados están de acuerdo en que la transformación organizacional será una prioridad clave durante los próximos cinco años en parte debido a las necesidades de ocupantes y consumidores de inmuebles quienes exigen una mayor flexibilidad y contratos más cortos para satisfacer sus necesidades cambiantes, a menudo combinados con el deseo de un mayor nivel de comodidades, servicio, salud y bienestar, y conectividad digital. Es decir, existe una necesidad cada vez mayor de contar con herramientas que nos permitan dar respuesta a unas condiciones cada vez más variables y exigentes.
Impulsores de la transformación organizacional
- Inmuebles como servicio
- Cambios en la demanda de los clientes
- Agenda ASG (ambiental, social, de gobernanza)
- Demanda de flexibilidad por parte de inquilinos y otros usuarios
- Lucha por el talento
Fuente: Tendencias emergentes en el sector inmobiliario®: Europa 2022, de PWC