FAMA permite dotar al área de Mantenimiento de Tendam (antes Grupo Cortefiel) de una herramienta centrada en agilizar la operativa diaria en lo que afecta a la gestión de avisos de sus más de 850 puntos de venta en España y México.
El cliente: Tendam Global Fashion Retail Group
Tendam es una de las principales compañías europeas del sector moda en el segmento de las cadenas especializadas. Fundada en Madrid en 1880, está presente en 80 países con 1.836 puntos de venta. El 17 de abril de 2018 se produjo el cambio de la anterior Grupo Cortefiel a la actual denominación.
Actualmente, Tendam comercializa las marcas Women'secret, Springfield, Cortefiel, Pedro del Hierro, Hoss Intropia, Slowlove, High Spirits, Dash and Stars y OOTO, a las que se suman las tiendas outlet Fifty y más de 125 marcas de terceros a través de sus plataformas multimarca. El grupo cuenta con una red de oficinas internacionales de compra en España, Hong Kong e India. La distribución se centraliza en la plataforma logística de Madrid y otra complementaria en Hong Kong desde donde se abastece tanto a las tiendas propias como a franquicias.
El área de Mantenimiento de Tendam necesitaba optimizar la gestión de los avisos de mantenimiento correctivo de todos sus puntos de venta, primero en España y luego en México, así como su posterior envío al proveedor de Facility Services (FS) correspondiente.
Antes, esta gestión dependía de la herramienta del proveedor de FS, lo que generaba una alta carga de trabajo para el área de Mantenimiento de Tendam y un gran riesgo de pérdida de información cuando se producía un cambio de proveedor.
Por ello, era clave implantar una tecnología que optimizara el control y la gestión de los avisos de mantenimiento.
El reto
El mayor reto de FAMA ha sido ofrecer una plataforma tecnológica de gestión integral del mantenimiento que apoye la transformación digital de Tendam y cubra sus numerosos puntos de venta en España y México.
Era clave proporcionar un acceso intuitivo y centralizado a sus 854 establecimientos para el reporte de avisos de mantenimiento correctivo.
Además, la plataforma debía integrar a las empresas proveedoras de Facility Services para garantizar el cumplimiento de los servicios en la resolución de todos los avisos.
Otro desafío fue implementar un sistema de Business Process Management (BPM) que facilitara la aprobación de presupuestos asociados a la resolución de los avisos por parte de las empresas de Facility Services, adaptándose a la complejidad y volumen de registros que maneja Tendam.
Registro de las incidencias
Red de tiendas
Sede central y Showroom
Call Center
Clasificación de las incidencias
Gestión por parte de las empresas de FS (Facility Services)
Resto de procesos hasta su resolución
Tras una primera implantación exitosa en España, TENDAM ha llevado a cabo la implantación de FAMA en sus tiendas de México para:
- Gestión de los avisos de mantenimiento por parte de los proveedores especializados de Facility Services.
- Incorporación a la plataforma de autorizaciones de presupuestos para la ejecución de los trabajos.
- Dar servicio a un total de 854 puntos de venta repartidos entre España y México.
«Sin duda recomendaría FAMA. Principalmente por la solución que nos brinda en la operación de nuestras tiendas y, sobre todo, porque se cuenta con un gran soporte por parte del equipo que es adaptable, disponible siempre, en todo momento»
Karla Ivette, Coordinadora Marketing Pos Material y Facilities TENDAM México
La solución
Según todas las necesidades detectadas, se optó por implantar la herramienta de Facility Management integral, FAMA AFM, en su modalidad de cloud computing (Software as a Service), basada en los siguientes módulos:
Inventario de puntos de venta
Generación de informes
Gestión documental
Mantenimiento correctivo
Canal de proveedores
Canal de solicitudes
Business process management
Portal web y canal de comunicación
«La Plataforma Tecnológica FAMA AFM ha puesto en manos de Tendam un canal único para la gestión integral del mantenimiento correctivo, que nos ha permitido agilizar los avisos de nuestras más de 850 tiendas y la gestión posterior de las empresas que nos ofrecen los servicios de Facilities. Todo ello sin olvidar la ventaja primordial de integrar la analítica posterior de datos en una única plataforma, fundamental para el Departamento de Mantenimiento de una compañía con tal volumen de procesos de gestión».
Javier Mateo Matas, Responsable de Mantenimiento e Instalaciones de TENDAM España
Resultados
Gestión centralizada y trazable: Todos los avisos quedan registrados en un único canal, asegurando su seguimiento y control.
Proceso unificado y eficiente: Estandarización de un único proceso en la gestión de los avisos de mantenimiento correctivo, que contempla a todos los usuarios implicados en este (desde su creación, pasando por la autorización de los gestores, hasta su resolución por parte de las empresas de Facility Services).
Inventario integrado: Repositorio único con la estructura completa de los puntos de venta distribuidos por toda la geografía para facilitar la gestión del mantenimiento.
Avisos organizados y categorizados: La recepción y clasificación de incidencias se homogeneiza y distribuye según la ubicación geográfica.
Operaciones de Mantenimiento Correctivo que se han realizado en las Tiendas de TENDAM (España y México) desde la puesta en marcha del sistema y que están siendo atendidas por un total de 23 proveedores externos a TENDAM.
Mayor rapidez y mejor experiencia: Se agiliza la gestión completa de las incidencias, mejorando la percepción en las tiendas por parte de clientes y empleados.
Control detallado de costes: Exhaustivo conocimiento de los costes asociados a las incidencias por diferentes criterios (por punto de venta, cadena, ubicación geográfica, etc.).
Aprobación de presupuestos automatizada: Mediante BPM, se optimiza la validación y ejecución de trabajos según los umbrales económicos predefinidos.
Supervisión del cumplimiento de acuerdos: Control total de los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) mediante los indicadores de actividad del sistema.
Decisiones ágiles y basadas en datos: Dashboards en tiempo real que optimizan el control y la toma de decisiones en Facility Management.
1400
Promedio de 1.400 peticiones de autorizaciones de presupuestos gestionados anualmente dentro del sistema.
«FAMA ha proporcionado a Tendam un medio para llevar a cabo una completa gestión, control y centralización de incidencias, así como solicitudes de diferentes servicios a proveedores. Realmente una solución al consolidar todo en la misma plataforma, principalmente el análisis posterior de datos e históricos».
Sandra Hernández, departamento de compras de TENDAM México