Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A (Visesa) automatiza los procesos de reserva de espacios y recursos a través de la solución FAMA Reserva de Recursos. Desarrollada en última tecnología web app, basada en Flutter e integrada con Microsoft Office 365, es una herramienta para una gestión ágil y un reporting detallado de toda la actividad.
El cliente
Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A. – Euskadiko Etxebizitza eta Lurra, EA (Visesa) es la sociedad pública del Gobierno Vasco para la promoción de vivienda de protección pública en régimen de alquiler protegido, y acciones de rehabilitación y renovación. Contribuye a hacer posible el derecho a una vivienda digna y accesible para las personas que la necesitan, de forma coordinada con el Departamento de Vivienda del Gobierno Vasco y otros agentes públicos o privados, actuando con criterios de habitabilidad y sostenibilidad.
Creada en 1990, desde su inicio de actividad en 1992, se han entregado 16.244 viviendas en la Comunidad Autónoma de Euskadi, lo que supone ser una de las principales promotoras de vivienda en Euskadi (datos a 31-12-2022).
Fruto de las nuevas formas de trabajo y el avance de las nuevas tecnologías, Visesa decide automatizar los procesos de reserva de recursos, inicialmente puestos de trabajo, salas de reunión y vehículos, a través de una web app y un portal mediante los cuales las personas trabajadoras puedan llevar a cabo las diferentes reservas de manera ágil.
Reto
Poner a disposición de Visesa una web app y un portal mediante los cuales las personas trabajadoras puedan reservar un puesto de trabajo (PT), salas de reuniones, vehículos, plazas de párking, con la flexibilidad de poder incorporar otros posibles recursos reservables en el futuro.
Todo ello cumpliendo, entre otros, los siguientes requisitos especificados por Visesa:
- Integración con Active Directory Federation Services (ADFS).
- Poder ver los recursos y ubicarlos fácilmente en un plano.
- Permitir establecer criterios para la reserva (permisos adicionales, plazo de antelación de reservas, días reservables, aprobación de reservas, etc.).
- Permitir a las personas usuarias sin dispositivo móvil corporativo la reserva de recursos a través de un portal web.
- Integración con el calendario de Outlook.
- Disponibilidad de reporting de toda la actividad.
- Personalización básica de imagen corporativa.
Solución
Visesa escoge la solución de Cuatroochenta, FAMA Reserva de Recursos, en modalidad SaaS (Software as a Service), desarrollada en última tecnología web app basada en Flutter, que ofrece interesantes ventajas como:
- La realización de apps ejecutables en Android y en iOS con rendimiento nativo.
- Agilidad en el desarrollo y rendimiento de la aplicación.
- Interfaz unificada e intuitiva en cada una de las plataformas de despliegue.
El servicio dispone de todas las medidas de seguridad, como Firewall Fortigate de última generación, así como comunicaciones cifradas https, cifrado de la información y gestión de parches y vulnerabilidades.
Esquema funcional de la solución:
Solicitantes
- Posibilidad de realizar la reserva a través de la app Reserva de Recursos / PORTAL WEB y disponibilidad de un panel informativo con información sobre las reservas y recursos disponibles, selector de edificio y recurso a reservar, fecha y horario y confirmación o cancelación de reserva.
- Integración con Outlook: desde Outlook, cuando el/la usuario/a vaya a realizar una convocatoria de reunión, podrá escoger sala libre en fecha y franja horaria seleccionada, realizar una reserva, añadir servicios y equipamiento adicionales. Todo ello en el momento de la solicitud y sin cambiar de aplicación.
Plataforma FM
- Control de solicitantes (contacto, mail, teléfono, reservas realizadas, pendientes, histórico de reservas por solicitante, por departamento).
- Gestión de reservas y comunicación a través de cada una de las apps.
- Disponibilidad de informes:
- Reservas por solicitante.
- Cantidad de reservas por puesto, edificio, departamento.
- Estadísticas de reservas, cancelaciones y liberaciones.
- Cuadro de mandos.
Gestores de FM
- Posibilidad de establecer criterios para las reservas de acuerdo con los requisitos establecidos por Visesa.
- Recepción de solicitudes de reserva y estado de los puestos de trabajo, salas de reuniones y vehículos, según corresponda.
- El/la gestor/a podrá realizar reservas, modificar, confirmar y cancelar, así como obtener informes sobre las reservas en cuanto al número de reservas por persona, por departamento, por centro de coste, etc.
«Con la herramienta de FAMA hemos conseguido un plus más que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recursos: que sea intuitiva de cara al usuario, que complemente todas las necesidades que puedan surgir y que, a su vez nosotros, aprovechando la tecnología, podamos obtener y exportar datos, tener en todo momento mayor control sobre cada uno de los elementos y sobre la eficiencia de todos los recursos, sean vehículos, sean salas o cualquier otro elemento que se ha puesto a disposición de nuestros usuarios a través del aplicativo de FAMA»
Roberto Ibarzabal, Responsable de Servicios Generales de Visesa
Resultados
- Con la incorporación de la solución FAMA Reserva de Recursos, Visesa se convierte en un ejemplo de innovación en la Administración Pública en cuanto a optimización de los recursos y activos a disposición de sus personas trabajadoras y de tecnología utilizada para ello.
- Simplifica los procesos y favorece la productividad de los/las empleados/as al ofrecerles una herramienta sencilla y ágil para realizar las reservas desde cualquier lugar y momento, de acuerdo con sus necesidades.
- La integración con Outlook a través de ad-in agiliza todo el proceso asociado a la reserva, accediendo a todas las opciones de selección sin necesidad de cambiar de aplicación.
- Incorpora un plano interactivo de la planta seleccionada para que la persona usuaria pueda ver cuál es la ubicación física del recurso a reservar y facilitar el proceso de una manera mucho más intuitiva y visual.
- Permite un mayor control del uso real de los espacios y recursos al disponer de información real sobre la ocupación.
- Permite asignar un coste económico a la reserva.
- Permite check-in/check-out con código QR.
- La integración con Azure permite reservar desde el portal web o desde cualquier producto de Microsoft (Outlook, Microsoft Teams, etc.).
- El/la gestor/a puede establecer reglas de gestión personalizadas, como, por ejemplo, decidir qué espacios y recursos pone a disposición de cada tipo de usuario.
- Ofrece la posibilidad de uso simultáneo por parte de diferentes departamentos o empresas que compartan espacios, accediendo cada uno a los recursos que se hayan configurado previamente.
Reservas registradas en el último año:
4500+
Vehículos
267+
Equipos y sistemas
227+
Parkings
423+
PTs
6014+
Salas
