La plataforma FAMA gana la licitación impulsada por la Junta de Castilla y León, junto con las cuatro universidades públicas de la comunidad y el apoyo de Europa, para la gestión integrada del equipamiento científico.
El cliente:
En octubre de 2014, la Consejería de Educación de la Junta de Castilla y León, junto con las cuatro universidades públicas de la comunidad (Burgos, León, Salamanca y Valladolid), firman un convenio por el que se crea la red de equipamiento científico compartido, conocida como INFRARED (INFRAestructuras en RED).
Las cuatro universidades públicas de Castilla y León (Burgos, León, Salamanca y Valladolid) disponen de un servicio de laboratorios orientados a la comunidad investigadora. Sus principales usuarios son los grupos de investigación de sus universidades, aunque el equipamiento es susceptible de ser utilizado por cualquier entidad pública o privada, a través del correspondiente encargo.
Las infraestructuras científico-técnicas constituyen elementos centrales para llevar a cabo una investigación de excelencia. Su financiación, mantenimiento, actualización y mejora son aspectos básicos para reforzar el sistema regional de ciencia, tecnología e innovación. De este modo, se plantea la consolidación de una red de infraestructuras y equipamientos científico-técnicos que impulsará, a su vez, el trabajo realizado en los centros de investigación y generará espacios donde compartir logros, ideas e inquietudes con dos valores fundamentales: diversidad y creatividad, al mismo tiempo que se establezcan mecanismos y procedimientos que optimicen sus posibilidades de uso.
El reto:
Uno de los objetivos del proyecto INFRARED era crear un punto de acceso único en Internet de forma que los investigadores y potenciales usuarios, procedentes de las universidades de la Junta o de cualquier empresa que quiera hacer una solicitud de uso, dispusieran de un portal web donde poder visualizar el catálogo de equipamiento científico disponible en cada institución, ver su forma de uso y costes e, incluso, gestionar el encargo de trabajos y la recogida de resultados.
Esto requería unificar la gestión del equipamiento científico existente en las universidades públicas de Castilla y León y, para ello, era necesario desarrollar un sistema informático que ofreciera información centralizada de todas ellas, a la vez que permitiera la gestión desde cada centro y la consulta de datos desde la propia Junta de Castilla y León.
Asimismo, el acceso a los datos tenía que ser en tiempo real y la aplicación debería estar preparada para soportar el acceso concurrente de todos los potenciales usuarios, a través de internet las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
La solución:
A través de licitación pública y bajo el paraguas de los fondos europeos de desarrollo regional (FONDOS FEDER), FAMA resultó adjudicataria de la licitación frente a 9 competidores. El equipo de proyecto realizó el análisis, desarrollo e implantación de la plataforma de software para la gestión del equipamiento científico, contemplado en el proyecto INFRARED, en cada una de las cuatro universidades públicas de Castilla y León, así como la migración de datos preexistentes en los casos necesarios.
La plataforma FAMA implantada consta de las siguientes herramientas clave:
Portal:
A través del cual cualquier usuario puede visualizar, de forma pública vía Internet, el portfolio de instrumental disponible y sus servicios asociados en cada una de las cuatro universidades públicas de Castilla y León.
Aplicación para la gestión de laboratorios:
A través de la cual cada universidad realiza la gestión integral de sus laboratorios e instrumental, pudiendo visualizar la información registrada en la interfaz web pública en tiempo real.
Dentro de la aplicación se gestionan:
- Equipos: descripción, marca, modelo, fotografía, determinaciones técnicas, ubicación física, dependencias organizativas… Además, se dispone de un calendario de reservas de equipos. También se registra el histórico de averías, operaciones de mantenimiento, calibraciones y verificaciones.
- Catálogo de productos y servicios: gestión tarifas por grupo de usuarios, organismo y grupo de investigación.
- Gestión de los partes de trabajo.
- Gestión de analíticas y muestras.
- Generación de informes.
- Completa gestión documental asociada a todas las entidades de la aplicación.
- Gestión de proveedores.
- Gestión de stock de reactivos.
- Gestión de flujos de trabajo.
- Gestión de incidencias.
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Resultados:
1. Fomento de la colaboración público – privada:
- Gracias a la publicación del portal accesible por cualquier usuario, se pone a disposición del público en general los recursos disponibles por parte de la universidad.
2. Contribución a la actividad investigadora:
- Mejor aprovechamiento del equipamiento científico.
- Crecimiento exponencial de las peticiones por parte del personal investigador y de empresas.
- Facilidad para coordinar las inversiones en el futuro evitando duplicidades innecesarias e ineficiencias.
3. Control de los recursos:
- A través de la plataforma se gestiona un inventario de unos 300 equipos, valorados en más de 30 millones de euros, con toda su información asociada.
- Control pormenorizado del mantenimiento de equipos de gran valor de adquisición, detección precoz de averías y otras incidencias.
4. Automatización de los procedimientos:
- Peticiones realizadas a través de un portal web público.
- Gestión integral desde un único entorno de todo el ciclo de vida de las solicitudes.
- Automatización de los procedimientos derivados de la solicitud de servicios.
5. Información actualizada y compartida:
- Gestión documental.
- BBDD única y propia.
- Información compartida entre las diferentes universidades.
«Gracias a la publicación del portal FAMA, accesible por parte de cualquier usuario, hemos conseguido poner a disposición del público en general los recursos científico-técnicos disponibles por parte de la universidad, contribuyendo a la actividad investigadora a través de un mejor aprovechamiento del equipamiento, así como la generación de espacios donde compartir logros, ideas e inquietudes y la facilidad para poder coordinar las inversiones en el futuro sin duplicidades innecesarias e ineficiencias.»
Blanca Ares González, Directora General de Universidades e Investigación. Junta de Castilla y León.