La Universidad de Jaén (UJA) optimiza sus recursos, procesos y servicios al integrar, a través de la plataforma FAMA, la gestión del mantenimiento, así como la gestión de obras, proyectos y contratos.
El cliente: La Universidad de Jaén
La Universidad de Jaén es una universidad pública española que inició su andadura como institución autónoma en 1993. Desde entonces, viene realizando una apuesta decidida por la innovación y la calidad, tanto en la implantación de sus titulaciones, como en el avance de sus infraestructuras, que se traduce en el aumento de la actividad docente e investigadora.
Hasta la fecha, la gestión del mantenimiento de las instalaciones de la Universidad de Jaén se limitaba a una base de datos propia elaborada en Access, la cual contaba con un repositorio de las instalaciones, de los proveedores, de las gamas de mantenimiento preventivo y de las incidencias que se iban registrando. Estas incidencias se recogían por medio de formularios web que los solicitantes iban rellenando y cuyo aviso de resolución era realizado vía correo electrónico.
De este modo, surgió la necesidad por parte de la Universidad de Jaén de incorporar un sistema que les permitiera llevar a cabo la gestión completa del mantenimiento desde un único entorno tecnológico, con el objetivo de optimizar recursos y procesos, disponer de una adecuada trazabilidad de las incidencias y mejorar la eficiencia en la gestión de las instalaciones.
El reto
El reto ha sido dotar al Servicio de Obras, Mantenimiento y Vigilancia de Instalaciones de la Universidad de Jaén de un sistema de información y gestión del mantenimiento con capacidad para gestionar de manera integral todos los elementos vinculados al mantenimiento de sus instalaciones, y proporcionar una visión global de todo el proceso asociado al mismo, cuyo alcance ha sido: el Campus de las Lagunillas en Jaén, donde se ubican 21 inmuebles; el Campus Científico Tecnológico de Linares, que cuenta con 5 edificios; el edificio de Magisterio, en el centro de la ciudad de Jaén; y el Parque Científico Tecnológico de Geolit, donde cuentan con algunas dependencias dedicadas a la investigación.
Todo ello, en tiempo récord, ya que el módulo de Mantenimiento Correctivo debía estar a plena disposición en un breve espacio de tiempo desde la puesta en marcha del Proyecto.
Por otra parte, el sistema debía integrarse mediante API con la herramienta de autentificación (SIDUJA), de la que ya disponía la Universidad de Jaén, para que sus usuarios (PDI y PAS) pudieran acceder a los servicios de la intranet y facilitar, así, el acceso al sistema de gestión de mantenimiento.
La solución
Según estas necesidades y requerimientos, se ha implantado la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, en su versión 12. Dado que el producto tiene la ventaja de ser modular, se eligieron diferentes módulos de tres ámbitos funcionales de la solución: el ámbito de Inmuebles y Obras, el de Gestión de Espacios y el de Gestión de Mantenimiento y Servicios Generales.
Todo ello en modalidad cloud computing de tipo SaaS (Software as a Service), que ofrecía interesantes ventajas a la Universidad.
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Resultados
El nuevo sistema de información está facilitando a la Universidad de Jaén:
- La oportunidad de trabajar con un repositorio actualizado y centralizado de sus infraestructuras, que contiene hasta 103 catálogos de inventario clasificado correspondiente a los espacios y diferentes elementos que componen las instalaciones.
- La optimización de la gestión del mantenimiento correctivo, al disponer de una lista parametrizable de catálogos de servicios que pueden ser solicitados, así como del registro de los contratos de mantenimiento de los elementos a gestionar.
- Que el canal de solicitudes permita lanzar automáticamente las incidencias hacia los proveedores, por lo que mejoran los tiempos de comunicación y respuesta y el proceso de subsanación es mucho más eficiente.
- Que la gestión del mantenimiento preventivo y normativo también se optimice al disponer en el sistema de una definición previa de las gamas y planes de mantenimiento que aplican a las diferentes instalaciones, así como gracias al lanzamiento automático de las órdenes de trabajo a los proveedores, según la periodicidad preestablecida.
- Que se gane mucha agilidad en la resolución de incidencias de mantenimiento al disponer de la APP OT+ para la gestión de las órdenes de trabajo mediante el móvil.
- Que se consiga visualizar, en un único flujo, la información económica y administrativa de proyectos y contrataciones, a través de la utilización del sistema de información para el control presupuestario y lanzamiento de Business Process Management (BPM) en el servicio de obras.
- Que, mediante la posibilidad de analizar la información registrada en el sistema de forma gráfica y con informes dinámicos, se consiga trabajar con una visión global y a tiempo real de todo lo relacionado con la gestión de mantenimiento de la Universidad, factor que fomenta el ahorro de tiempo a la hora de elaborar informes y facilita la toma de decisiones en materia de costes o de asignación de recursos.
“Gracias a la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, hemos conseguido integrar en una única plataforma muy intuitiva la gestión del mantenimiento, de obras y proyectos y el seguimiento de los contratos; logrando optimizar recursos y procesos y mejorar los servicios que prestamos”.
Sr. Antonio Aceituno Azaustre (Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de Instalaciones)
5910 instalaciones de inventario
A través de FAMA, la UJA está gestionando actualmente el mantenimiento de 5910 instalaciones de inventario repartidas en 35 edificios.
2217 usuarios funcionales
2217 usuarios funcionales, de los cuales 2052 es personal PDI (Personal Docente Investigador) y PAS (Personal de Administración y Servicios).
805 órdenes de trabajo
Promedio de 805 órdenes de trabajo de servicios y de mantenimiento correctivo gestionadas mensualmente con FAMA.
97% de gestiones exitosas
Se gestionan con éxito un 97% de las órdenes de trabajo de servicios y de mantenimiento correctivo que se generan a través de FAMA.
22.300 operaciones de mantenimiento preventivo
A través de FAMA se generan anualmente alrededor de 22.300 operaciones de mantenimiento preventivo sobre las instalaciones de la UJA.
721 peticiones mensuales
Promedio de 721 peticiones de servicios e incidencias de mantenimiento registradas mensualmente mediante FAMA.
118 opciones catalogadas
Los usuarios solicitantes tienen disponible, a través de FAMA, un catálogo con 118 opciones de servicios y peticiones de mantenimiento a solicitar.