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Tecnología para la gestión integral del mantenimiento en instalaciones universitarias

La Universidad de Jaén es una Universidad Pública española que inicia su andadura como institución autónoma en 1993. Desde entonces, viene realizando una apuesta decidida por la innovación y la calidad, tanto en la implantación de sus titulaciones, como en el avance de sus infraestructuras, que se traduce en el aumento de la actividad docente e investigadora. Actualmente, dispone de 2 sedes principales, el Campus de Las Lagunillas y el Campus Científico Tecnológico de Linares y cuenta con unos 1500 efectivos de personal, 30 edificios y más de 7000 elementos de inventario.

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Objetivo

Incorporar un sistema que permita a la Universidad de Jaén llevar a cabo la gestión completa del mantenimiento desde un único entorno tecnológico, con el objetivo de optimizar recursos y procesos, disponer de una adecuada trazabilidad de las incidencias y mejorar la eficiencia en la gestión de las instalaciones.
 
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Reto y solución

Dotar al Servicio de Obras, Mantenimiento y Vigilancia de Instalaciones de la Universidad de Jaén de un sistema de información y gestión del mantenimiento con capacidad para gestionar de manera integral todos los elementos vinculados al mantenimiento de sus instalaciones y proporcionar una visión global de todo el proceso asociado al mismo, cuyo alcance ha sido: el Campus de las Lagunillas en Jaén, donde se ubican 21 inmuebles; el Campus Científico Tecnológico de Linares, que cuenta con 5 edificios; el edificio de Magisterio, en el centro de la ciudad de Jaén; y el Parque Científico Tecnológico de Geolit.

Todo ello, en tiempo récord, a través de la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, en su versión 12.

Dado que el producto tiene la ventaja de ser modular, se eligieron diferentes módulos de tres ámbitos funcionales de la solución: el ámbito de Inmuebles y Obras, el de Gestión de Espacios y el de Gestión de Mantenimiento y Servicios Generales (...)

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Resultados y testimonio

El nuevo sistema de información está facilitando a la Universidad de Jaén:

  • La oportunidad de trabajar con un repositorio actualizado y centralizado de sus infraestructuras, que contiene hasta 103 catálogos de inventario clasificado correspondiente a los espacios y diferentes elementos que componen las instalaciones.
  • La optimización de la gestión del mantenimiento correctivo, al disponer de una lista parametrizable de catálogos de servicios que pueden ser solicitados, así como del registro de los contratos de mantenimiento de los elementos a gestionar.
  • Además, el canal de solicitudes permite que las solicitudes de incidencias se lancen automáticamente hacia los proveedores, por lo que mejoran los tiempos de comunicación y respuesta y el proceso de subsanación es mucho más eficiente.
  • La gestión del mantenimiento preventivo y normativo también se optimiza al disponer en el sistema de una definición previa de las gamas y planes de mantenimiento que aplican a las diferentes instalaciones, así como gracias al lanzamiento automático de las órdenes de trabajo a los proveedores, según la periodicidad pre-establecida.
  • Por otro lado, se gana mucha agilidad en la resolución de incidencias de mantenimiento al disponer de la APP OT+ para la gestión de las órdenes de trabajo mediante el móvil.
  • Se consigue visualizar, en un único flujo, la información económica y administrativa de proyectos y contrataciones, a través de la utilización del sistema de información para el control presupuestario y lanzamiento de Business Process Management (BPM) en el servicio de obras.
  • Mediante la posibilidad de analizar la información registrada en el sistema de forma gráfica y con informes dinámicos, se consigue trabajar con una visión global y a tiempo real de todo lo relacionado con la Gestión de Mantenimiento de la Universidad, factor que fomenta el ahorro de tiempo a la hora de elaborar informes y facilita la toma de decisiones en materia de costes o de asignación de recursos.
  • (...) SOLICITA CASO PRÁCTICO COMPLETO EN PDF

TESTIMONIO DEL CLIENTE

SR. ANTONIO ACEITUNO AZAUSTRE
(Jefe del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de Instalaciones. Universidad de Jaén)

Gracias a la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, hemos conseguido integrar en una única plataforma la gestión del mantenimiento, la gestión de obras y proyectos y el seguimiento de los contratos, logrando, de esta forma, optimizar recursos y procesos y, por ende, mejorar los servicios que prestamos.

Todo ello a través de una interfaz de usuario fácil e intuitiva, lo que nos permite ofrecer un canal de solicitudes de servicio agradable para la comunidad universitaria.

A destacar el acompañamiento del personal de FAMA en cada una de las fases del proceso de implantación del sistema, lo que nos ha permitido llevar a buen puerto este proyecto en el plazo programado.