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27-04-2020

La oficina post COVID 19

A través de este artículo compartimos la reflexión de Simón Chávarri de la Fuente, Director General del Grupo CHAVSA, sobre cómo serán las oficinas y los espacios de trabajo post COVID 19.

Quizás sea demasiado pronto para evaluar los efectos del Coronavirus Covid 19 en los espacios de trabajo y en particular en las oficinas. También para evaluar cuales de estos efectos serán a corto plazo y cuáles de ellos serán a largo. Cuando ocurrió el 11S, creíamos que algunas de las medidas que se estaban tomando durarían el tiempo de alarma, y muchas de ellas han venido a quedarse. Hoy en día es inimaginable tomar un avión y estar 30 minutos antes de la salida en el aeropuerto o meter una botella de agua en el avión.

No hay duda de que con algunas de las medidas de las que se están tomando y van a tomarse en los espacios de trabajo, ocurrirá lo mismo. Dicen que el mundo no será el mismo después del Covid 19 y los espacios de trabajo tampoco serán iguales. Es difícil predecir cómo serán las oficinas post Covid 19, pero el trabajo remoto, la flexibilidad y sobre todo, las garantías sanitarias en la oficina, jugarán un importante papel en ello.

Las oficinas más actuales están diseñadas con el objetivo principal de satisfacer las necesidades de los trabajadores (guarderías, gimnasios, zonas de esparcimiento, zonas de juego…etc.), para mejorar la productividad y el trabajo colaborativo. Se plantean como una herramienta más para atraer el talento. Esto sigue estando en vigor, para atraer el talento hay que ofrecer espacios atractivos que generen comunicación, sean funcionales, hagan más felices a los trabajadores y por lo tanto más productivos. Lo que va a cambiar es como verá el talento un espacio atractivo. Quizás la seguridad y la salud pasen a ser las principales características que hagan de nuestras oficinas un espacio atractivo.Esta crisis del Covid 19, ha supuesto el mayor experimento mundial del trabajo en casa y el teletrabajo.

Las empresas podrán evaluar la productividad de las medidas que han tomado y que resultados han dado. Mi opinión es que la bajada de productividad es notable en algunos puestos, la colaboración entre trabajadores es más difícil, las herramientas más ineficientes, y los lugares de trabajo más incómodos (una mesa con una silla en una cocina en la gran mayoría de los casos). Ahora bien, con la crisis económica que se avecina, los directores financieros pueden ver una salida para un importante ahorro de costes que, junto con las cancelaciones de los viajes de negocios, pueden ayudar a la cuenta de resultados.

Esta tendencia que se estaba al alza antes de esta crisis, ha sufrido una aceleración inesperada, y ha venido para quedarse en algunos puestos y, sobre todo, trabajadores que han probado el trabajo en casa querrán compaginarlo con la oficina, ya que implica menos tiempo de desplazamiento y otras ventajas atractivas para el trabajador. Pero no olvidemos lo anterior, el trabajo colaborativo y en equipo mejora la productividad y las ideas, y esto se hace mejor en la oficina que por teletrabajo, con lo que las oficinas seguirán existiendo y seguirán siendo importantes en el futuro. Por lo tanto, la flexibilidad en el horario y en el lugar de trabajo serán partes de las nuevas formas de trabajo.

Hay que establecer una estrategia para la vuelta a las oficinas, que garanticen la seguridad del trabajador y el funcionamiento correcto, y cuyas principales medidas a tomar serán:

1.- Crear una cultura de oficina saludable. Nuevas reglas.
Los trabajadores querrán ambientes seguros, donde se sigan normas que cuiden de su salud.

Para ello algunas recomendaciones son:
- Formar a los empleados en los factores de riesgo del Covid 19 y como protegerse.
- Crear rutinas de higiene.
- Pautas de desinfección, contratar empresas especializadas que certifiquen el trabajo.
- Rótulos informativos recordando la importancia de las nuevas reglas.
- Mesas limpias sin papeles, para poder desinfectar.
- Reglas de funcionamiento y de limpieza de zonas comunes, cafetería, aseos, impresión, salasde reuniones.
- Minimizar el contacto entre trabajadores, menos reuniones con menor número de asistentes, menos viajes, mas videoconferencias, establecer turnos de horarios de entrada salida comida, etc.
- Control continuo de la salud de los trabajadores. Aislar a la mínima sospecha.
- Desarrollar planes de emergencia por si hubiera que cerrar la oficina.
- Promover el uso de EPIs y crear puntos de reciclaje de mascarillas y guantes.

2. Rediseñar la oficina para el Covid 19
La necesidad de mantener las distancias de seguridad, eliminación de puntos de contacto, para preservar la salud de los trabajadores obligará a un nuevo diseño de los espacios donde los espacios por trabajador serán mayores (se venían diseñando con ratios de 10 m2 persona y quizás haya que volver a los antiguos 15 m2) y los espacios privados vuelven a cobrar importancia (quizás para un directivo sea ahora más importante el despacho que el coche de empresa). Hay que proporcionar a los trabajadores espacios más seguros donde se encuentren cómodos.

Para ello algunas sugerencias son:
- Mejorar la calidad del aire, mayor número de renovaciones, mejores filtros, aumento de la potencia de las máquinas para compensar la mayor entrada de aire exterior.
- Mamparas de separación entre puestos.
- Redistribución de los puestos de trabajo para tener en cuenta las distancias de seguridad y los recorridos para evitar contactos.
- Mayor número de espacios privados cerrados para videoconferencias.
- Salas de reuniones mayores, para mantener distancias de seguridad.
- Incremento de despachos para directivos.
- Reducir el número puntos comunes de contacto, automatizando puerta, grifos, etc.
- Dispensadores de gel en varios puntos.
- Control de temperatura de los empleados mediante cámaras termográficas.
- Materiales con menos persistencia del virus.
- Adecuación de las zonas comunes del edificio, reglas para uso de ascensores y escaleras.

3.- Regular el teletrabajo y el trabajo flexible
Para poder trabajar a distancia y que no influya en la productividad del empleado, habrá que dar las condiciones necesarias para que el mejor rendimiento:

- Identificar los puestos que puedan trabajar en remoto permanentemente y cuales en jornadas flexibles.
- Crear unas reglas de funcionamiento
- Equipar adecuadamente los puestos de trabajo remotos, con mobiliario, telecomunicaciones y equipos informáticos
- Preparar los sistemas de información de la empresa para el trabajo remoto
- Crear reglas de funcionamiento y desinfección para los puestos de trabajo compartidos por los trabajadores de jornada flexible.

En resumen, entender como el diseño de las oficinas, el uso de las zonas comunes, y la flexibilidad horaria van a influir en la transmisión del virus y en la productividad de la empresa, nos ayudará a tomar la decisión de cómo y cuándo podrán volver los trabajadores a la oficina.

Fuente:
Simón Chávarri de La Fuente
Director General GRUPO CHAVSA

Imagen: iStock

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