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La gestión integrada de Building & Facilities Management

Amadeus
es una compañía de referencia en la provisión de soluciones tecnológicas para el sector mundial de los viajes y el turismo. El grupo cuenta con unos 10.000 trabajadores en todo el mundo, que prestan sus servicios desde la sede central en Madrid, el centro de desarrollo de Niza, la base de operaciones de Erding y 73 organizaciones comerciales repartidas por diferentes países.

Objetivo

Centralizar la gestión integrada de los principales servicios y procesos que se llevan a cabo desde el Departamento de BF&S (Building Facilities & Safety), así como optimizar la forma de trabajo de todos los integrantes del departamento, a través de una solución especializada que ofrezca una gran capacidad de integración con el resto de sistemas de la compañía.

Reto y solución

Ofrecer a Amadeus una herramienta de Facility Management que resolviera la situación de partida posibilitando la gestión integrada de: SERVICIOS GENERALES + ESPACIOS + INVENTARIO y que, además, cumpliese una serie de requisitos básicos, como ser 100% web, cumplir con elevados estándares de seguridad de la información propuestos por Amadeus y tener la capacidad de integrarse con el resto de sistemas de AMADEUS, para convertirse en una herramienta realmente corporativa.

La solución escogida fue la herramienta de Facility Management integral, FAMA AFM v10 en modalidad SaaS (FAMA NET), con el objetivo de trabajar con una información única y centralizada, propiedad de AMADEUS, alojada en el CPD de Fama Systems y a través de la cuál se cubran diferentes ámbitos funcionales de manera integrada, como son en este caso:
  • GESTIÓN COMPLETA DE ESPACIOS: Zonificación y gestión de espacios y puestos de trabajo; Repercusión de ocupación; Inventario de mobiliario y material. Estadísticas e Informes; Canal de solicitudes de reserva de espacios y puestos con asignación y catalogación de las mismas (tipología, urgencia, usuario creador…); Gestión de espacios y puestos de trabajo. Reservadas y libres.
  • GESTIÓN COMPLETA DE LOS SERVICIOS GENERALES ASOCIADOS A LOS ESPACIOS: Gestión de solicitudes/ incidencias y asignación; Canal de solicitudes de servicios; Monitorización de las cargas de trabajo; Informes y estadísticas sobre la gestión de los servicios.
Sin olvidar una serie de utilidades genéricas, tales como: Gestión de usuarios y reglas de visibilidad; Exportación e importación masiva a MS Excel; Administración de alarmas de gestión y sucesos; Gestor de informes, gestor de alarmas y gestor documental propios.

Resultados y testimonio

SEGÚN EL TESTIMONIO DEL PROPIO DEPARTAMENTO DE BF&S (Building Facilities & Safety) DE AMADEUS:

A través de esta solución, se está logrando optimizar la gestión de las solicitudes de servicios procedentes de cualquier empleado de AMADEUS, con total integración con la Intranet del empleado, con una completa trazabilidad desde la creación a la resolución de la solicitud y disponibilidad en tiempo real de los datos relativos a ocupación de puestos de trabajo y plazas de parking.

Además, gracias a la integración de FAMA AFM con el Global Active Directory de AMADEUS, se está llevando a cabo de forma ágil y automatizada la asignación, en tiempo real, de puestos de trabajo a las nuevas incorporaciones, así como la liberación de los puestos que ya no son necesarios (debido a fin de proyectos, bajas de staff, etc.)