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FAMA FS

El aliado tecnológico en Facility Services

Presentación

La denominación “Facility Services” engloba a los conocidos como Servicios Generales o Servicios Integrales que forman parte del Facility Management: servicios de mantenimiento, servicios de limpieza industrial-profesional, control de plagas, jardinería-paisajismo, seguridad, conserjería y otros muchos servicios diversos solicitados por las empresas (mensajería, recepcionistas, control de entradas y salidas, gestión de parkings, etc.)

En la actualidad, la subcontratación de dichos servicios a empresas especializadas en ofrecerlos está generalizada en todos los sectores, puesto que permiten a las organizaciones centrarse en su negocio o actividad principal, dejando a empresas especializadas la gestión de sus servicios generales.

Cada vez más, la tendencia de las empresas de Facility Services es la de ofrecer un catálogo de servicios lo más integral posible a sus clientes, de manera que, para éstas, se convierte en imprescindible el apoyo en un partner tecnológico que se alinee con sus objetivos para ser realmente competitivas ante el cliente.

FAMA FS es el perfecto aliado tecnológico de las empresas de Facility Services, apoyando a las mismas a través de 2 líneas de actuación:

  • Asesoramiento sobre las normativas técnico-legales: FAMA FS te proporciona las gamas técnico-legales completas y actualizadas sobre RITE, RBT, RAT, PCI, equipos a presión, instalaciones frigoríficas y petrolíferas, entre otras.
  • Plataforma tecnológica: FAMA FS proporciona la herramienta informática, en modalidad Cloud/SaaS (Software as a Service), especialmente diseñada para ayudar a las empresas de Servicios Generales o Facility Services (FS) a alcanzar la excelencia operativa a la hora de gestionar los servicios de apoyo a su cliente, sean cuales sean.

FAMA FS es una herramienta de tipo software CAFM (Computer Aided Facility Management) que ofrece mayor capacidad que un software GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) a las empresas de Facility Services.

Módulos

FAMA FS es una solución modular, con mayor capacidad que un software GMAO, especialmente desarrollada para gestionar cualquier servicio que el cliente solicite de forma integral y desde un único entorno tecnológico:

Principales funcionalidades

A continuación, se detallan las principales agrupaciones de funcionalidades de FAMA FS:

Mantenimiento correctivo

  • Capacidad de establecer un catálogo de solicitudes de mantenimiento correctivo para poder organizar las peticiones.
  • Definición de workflows asociados para cada una de las tipologías de solicitudes de mantenimiento correctivo.
  • Disponibilidad de conocer exactamente el estado en que se encuentra cada una de las solicitudes de mantenimiento correctivo de sus clientes.
  • Notificaciones y alarmas sobre incumplimientos del servicio de mantenimiento correctivo.
  • Posibilidad de definir reglas de acceso, cambiar datos de una solicitud antes de ser aprobada y reabrir una solicitud finalizada a causa de una disconformidad del usuario.
  • Registro de las disconformidades para evaluar la calidad del servicio ofrecido.
  • El sistema ofrece el coste total de cualquier solicitud de correctivo y posibilita la asignación de facturas de proveedores a las solicitudes de usuario.
  • Gestión integral de las órdenes de trabajo de correctivo asociadas a las solicitudes.
  • Diferentes posibilidades de visualización en modo calendario de las órdenes de trabajo.
  • Posibilidad de asignar el tiempo de los recursos, repuestos utilizados y su coste, cualquier tipo de material o maquinaria utilizado y su coste.
  • Información actualizada sobre los problemas más recurrentes, así como el tiempo medio de respuesta en las solicitudes, para poder establecer criterios de actuación y control.
  • Integración con el módulo de Canal de Proveedores y con el Módulo de APP OT +.

Mantenimiento preventivo

  • Gestión integral del mantenimiento preventivo y normativo, incluyendo la elaboración del plan de mantenimiento y las gamas.
  • Ejecución en intervalos predeterminados de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, las condiciones operacionales, la normativa legal y la historia de incidencias de los activos.
  • Planificación, programación y estandarización de las gamas de mantenimiento de forma eficiente.
  • Establecimiento de criterios de coste y niveles de prestación en los contratos de mantenimiento.
  • Alarmas para las acciones pendientes.
  • Posibilidad de vinculación gráfica con las instalaciones y la base documental de planos de los edificios a gestionar con sus instalaciones correspondientes.
  • Posibilidad de gestión integrada con el Canal de Proveedores, así como con el Módulo de APP OT +.
  • Diferentes posibilidades de visualización en modo calendario de las órdenes de trabajo.
  • Generación automatizada de órdenes de trabajo en base a la planificación del mantenimiento preventivo.
  • Posibilidad de agilizar la facturación/imputación, dado que las gamas, operaciones y órdenes de trabajo tienen campos relativos a la valoración económica de las mismas.
  • Posibilidad de realizar presupuestos de mantenimiento.
  • Posibilidad de gestionar información relativa a la prevención de riesgos laborales.

Otros servicios generales

  • Gestión integral de las solicitudes y órdenes de trabajo correspondientes a cualquier tipología de servicio que ofrezca la empresa de Facility Services a sus clientes, más allá de la propia gestión del mantenimiento (por ejemplo, limpieza, restauración, jardinería, parking, conserjería, etc.)
  • Capacidad de establecer un catálogo de servicios para poder organizar las peticiones de su cliente.
  • Capacidad para gestionar un número ilimitado de servicios.
  • Definición de workflows asociados para cada solicitud de servicio .
  • Disponibilidad de conocer exactamente el estado en que se encuentra cada una de las solicitudes de servicio.
  • Notificaciones y alarmas sobre incumplimientos del servicio.
  • Posibilidad de definir reglas de acceso, cambiar datos de una solicitud antes de ser aprobada y reabrir una solicitud finalizada a causa de una disconformidad del usuario.
  • Registro de las disconformidades para evaluar la calidad del servicio ofrecido.
  • El sistema ofrece el coste total de cualquier solicitud de servicio y posibilita la asignación de facturas de proveedores a las solicitudes de usuario.
  • Gestión integral de los partes de trabajo asociadas a las solicitudes de servicios.
  • Información actualizada sobre los problemas más recurrentes, así como el tiempo medio de respuesta en las solicitudes, para poder establecer criterios de actuación y control.

Inventario de instalaciones

  • Gestión integral de las diversas instalaciones a gestionar, según ubicación y tipología, como base para facilitar la gestión del mantenimiento de las mismas.
  • Clasificación de los elementos del inventario: por familias, catálogos, centro de coste asociado, dependencia física de otro elemento en la instalación.
  • Seguimiento del ciclo de vida del elemento de inventario.
  • Acceso a la información de inventario en modo jerárquico para mayor facilidad de identificación.

Gestión de almacenes

  • Completo control del stock de material de los almacenes de forma integrada con las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, correctivo y de servicios.
  • Stock catalogado por familias y almacenes.
  • Posibilidad de ver todos los movimientos clasificados por tipos o catálogos.
  • Disponibilidad de un histórico de movimientos (entradas, salidas, traspasos, etc.)

Canal comunicación CLIENTE-PROVEEDOR

  • Canal de comunicación único y centralizado con los proveedores externos a la empresa de FS para la ejecución y control de las órdenes de trabajo asignadas, ya sean correctivas, preventivas o de servicios.
  • Recepción de avisos por parte de los proveedores de las nuevas órdenes de trabajo y acceso a las mismas a través del sistema.
  • Posibilidad de informar del trabajo realizado por parte del proveedor externo.
  • Posibilidad de visualizar las órdenes de trabajo en modo calendario y gestionarlas desde ahí.
  • Disponibilidad de conocer exactamente el estado en que se encuentra cada una de las órdenes de trabajo.
  • Visualización de las órdenes de trabajo con posibilidad de restringir el acceso del proveedor únicamente a las que son de su competencia.

Canal comunicación EMPRESA FS-CLIENTE

  • Canal de comunicación único y centralizado para enviar, controlar y realizar el seguimiento de las solicitudes de servicios y/o mantenimiento correctivo por parte de los usuarios solicitantes de la empresa de FS.
  • Disponibilidad del catálogo completo de servicios a través del sistema.
  • Disponibilidad para que los usuarios solicitantes realicen nuevas peticiones.
  • Posibilidad de seguimiento de las peticiones y consulta del estado de las mismas.
  • Generación de respuesta y actualización automática del cambio de estado del proceso de solución de la incidencia o servicio solicitado, con alertas asociadas.
  • Fácil configuración de los workflows a través de herramientas de automatización del proceso de gestión de la incidencia y notificaciones, así como su asignación para intervenir.
  • Cumplimentación automática de los datos del usuario, incluyendo su ubicación, cuando éste se identifica en el sistema.
  • Criterios de seguridad exigidos por la Ley orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Encuestas

  • Fácil creación de encuestas a partir de plantillas predefinidas o desde cero acerca de cualquier aspecto sobre el que la empresa de FS tenga la necesidad de obtener indicadores: calidad de un servicio determinado o de un aspecto concreto en el desarrollo de un servicio o resolución de una incidencia, nivel de satisfacción de los usuarios, cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio, etc.
  • Sistema de encuestas inteligentes: visualización de preguntas según respuesta anterior; establecimiento de preguntas obligatorias; envíos automatizados por perfil; alarmas automáticas (en casos de encuesta incompleta, respuesta fuera de rango de respuesta establecido, etc.); idioma automático según el perfil de usuario.
  • Posibilidad de adjuntar documentos y consultar comparativas.
  • Acceso al estado de las encuestas.
  • Envío automatizado de recordatorios sobre la fecha límite de respuesta.
  • Posibilidad de generar una carga masiva de respuestas.
  • Posibilidad de asociar un Workflow a la respuesta.

Gestión documental

  • Única base de datos y única vía de entrada para todos los usuarios (accesible desde cualquier módulo).
  • Posibilidad de establecer restricciones de acceso en función del perfil de usuario.
  • Almacenadode todo tipo de documentos (de cualquier naturaleza y formato), ofreciendo un histórico de los mismos y facilitando las comparativas.
  • Múltiples clasificaciones de la documentación.
  • Control y registro de diferentes versiones de documentos.
  • Acceso y descarga de la información legal asociada a la herramienta FAMA FS (RITE, mantenimiento PCI, tratamiento legionelosis, instalaciones frigoríficas y petrolíferas, ascensores, AT y BT…)

Contratos

  • Gestión completa de las diversas tipologías de contratos que deba gestionarla empresa de Facility Services, ya sean actuales, pasados y futuros.
  • Posibilita un nivel de clasificación más detallado para las diversas tipologías de contrato según la naturaleza económica de los mismos.
  • Capacidad para especificar sobre cualquier contrato: la sociedad proveedora, cliente, gestora, la forma de obtención del contrato, los datos relativos a la forma de cobro/pago.
  • Atributos específicos para las diversas tipologías de contratos, por ejemplo: en los contratos de mantenimiento y servicios se pueden indicar valores relativos a los acuerdos de nivel de servicio, en los contratos de suministro se pueden indicar valores relativos a la compañía suministradora, tarificación, etc.
  • Proceso automatizado de incremento del IPC para los conceptos de los contratos.
  • Integración con fuentes y salidas de información (inmuebles, inversiones, mantenimiento, servicios, patrimonial).
  • Posibilidad de integrarse con otros sistemas financieros (SAP, PeopleSoft, Oracle Financial).
  • Capacidad de generar notificaciones relativas a plazos de vigencia del contrato, renovación, cancelación, etc.

Gestión económica

  • Gestión económica de las diversas tipologías de contratos (suministros, impuestos, arrendamientos, mantenimientos, servicios, seguros, etc.)
  • Procesos de generación automática de las facturas que se desprenden de cada contrato y establece mecanismos de entrada y salida de las mismas, automatizando y agilizando enormemente los procesos administrativos.
  • Generación automática de las órdenes de pago que se desprenden de cada contrato.
  • Proceso de prórroga automática de los conceptos de contrato.
  • El sistema está preparado para integrarse con el sistema económico/financiero de la organización.
  • Capacidad de extraer datos de coste mensual y anual por diferentes criterios.
  • Posibilidad de creación de diferentes tipos de impuestos (IVA, IGIC,…)
  • Posibilidad de realizar cálculos de distribución de los costes a los centros operacionales, según diferentes criterios.
  • Incorporación de mecanismos para la gestión de inversiones y amortizaciones.
  • Generación de informes para facilitar el control de los indicadores de los gastos e inversiones que permiten determinar el rendimiento de las operaciones.

ANS (Acuerdos de nivel de Servicio)

  • Supervisión de la gestión de los servicios controlando el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio pre-establecidos (usualmente se denominan ANS o SLA, acrónimo del inglés “Service Level Agreement”).
  • Asignación de niveles de criticidad de las incidencias o solicitudes en relación a los ANS (SLA) pre-establecidos.
  • Generación de alertas en función de indicadores.
  • Control de la actividad mediante indicadores de rendimiento KPI (“Key Performance Indicator”).
  • Capacidad de explotación de la información de una forma dinámica.

APP

  • Capacidad de gestionar las órdenes de trabajo correspondientes a las solicitudes de mantenimiento y servicios desde dispositivo móvil Android, a través de la APP OT+ (de FAMA), agilizando el trabajo de los operarios de mantenimiento, limpieza u otros servicios.
  • Facilidad para acceder, actualizar y completar las órdenes de trabajo asignadas a través del móvil utilizando un sencillo formulario en modalidad asistente que ayuda al usuario en todo lo necesario para la grabación de la información.
  • Acceso remoto a la base datos del sistema, interactuando con los módulos de inventario y mantenimiento.
  • Descarga y seguimiento online en la APP de las órdenes de trabajos, así como el envío de peticiones de mantenimiento y servicios.
  • Descarga de listas de inspecciones, así como la actualización de los datos requeridos.
  • Posibilidad de trabajar siempre conectado vía GPRS a servidores remotos para el acceso a los datos alfanuméricos y geográficos, así como trabajar en local sin conexión hasta que el usuario decida realizar la sincronización.
  • Especialmente, en el caso de servicios prestados sobre la vía pública, posibilidad de informar de las coordenadas (geo-localización) del lugar donde se gestiona la OT, permitiendo también la visualización en línea sobre un mapa digital de los datos que se están gestionando sobre el territorio.
  • Posibilidad de integración con otros dispositivos móviles .

Gestión patrimonial

  • Capacidad de clasificación de las diferentes propiedades a gestionar por diferentes criterios (localización, naturaleza, organismo, propietarios…)
  • Registro de toda la información patrimonial asociada a una propiedad.
  • Histórico de consultas, cambios y modificaciones que ha ido teniendo la propiedad, facilitando la gestión (fincas registrales, catastrales, derechos, etc.), así como los procesos (agregaciones, segregaciones, etc.) y expedientes asociados (compra, cesión, etc.)
  • Enlace con Google Maps para las propiedades, fincas registrales y fincas catastrales.
  • Enlace conla Sede Electrónica del Catastro para las fincas catastrales.
  • Avisos y notificaciones de los eventos más importantes en relación a las propiedades (por ejemplo, que se aproxime la fecha de vencimiento de un derecho sobre un bien).

Control presencial

  • Posibilidad de integración con sistemas de control presencial , con el fin de tener un mayor control sobre las tareas externalizadas, dentro de los contratos de mantenimiento, limpieza, etc.
  • Comprobación, automática y en tiempo real, de que el servicio se está realizando según lo acordado en los ANS definidos.
  • Posibilidad de integración de plataformas tecnológicas que no precisan de hardware adicional o directamente desde BAS.

Monitorización y contabilidad energética

  • Posibilidad de integración con dispositivos de monitorización energética (tipo power meter) para la monitorización del consumo energético de la organización.
  • Seguimiento del consumo energético detallado de la organización (según PLC, BMS).
  • Detección de factores que afectan a dicho consumo e identificación de las oportunidades de ahorro.
  • Gestión de costes asociados a cada inmueble o centro de trabajo en función de la tarifa previamente configurada.
  • Simulaciones a través del re-cálculo de tarifa .
  • Informes para el control económico del gasto energético.
  • Visualización de las evoluciones de energía consumida por períodos y el diferencial respecto a período base, así como los consumos pasivos.

BIM

  • Posibilidad de incorporar, de manera integrada en el sistema, las diferentes instalaciones inteligentes de automatización de edificios (tipo BAS/BMS o Smart Building), que contribuyen a mejorar aspectos como el confort (climatización e iluminación), la eficiencia energética (monitorización), seguridad, usabilidad y accesibilidad en los edificios.
  • Generación y gestión de los datos del edificio a gestionar durante todo su ciclo de vida.
  • Gestión de objetos inteligentes, integración de la información gráfica y alfanumérica.
  • Capacidad para gestionar desde el modelo 3D y en tiempo real los elementos de inventario, las órdenes de trabajo, los contratos, los suministros, etc.

Modalidades de implementación

FAMA FS es una solución desarrollada en modalidad FAMA NET (saas/ cloud computing), teniendo en cuenta el funcionamiento de las empresas de Facility Services y buscando su mayor comodidad.

FAMA NET proporciona una modalidad de software de Facility Services de tipo SaaS (Software as a Service o Software como Servicio), que libera a las organizaciones de las responsabilidades de instalación y mantenimiento del software:

  • No es necesario disponer de personal propio dedicado al sistema.
  • No hay gastos en tecnología y su mantenimiento y se evita que hardware y software queden obsoletos.
  • Conversión de gastos fijos en variables (pago por uso real de los sistemas informáticos).
  • Disponibilidad inmediata del sistema y la información.
  • Accesible desde cualquier lugar y momento.
  • Cumplimiento de LOPD y seguridad de los datos.
  • Acceso a todas las funcionalidades y módulos de cualquier solución FAMA.
  • Centro de datos ubicado en España.
  • Asignación de un Responsable de la Cuenta por cliente.
  • Disponibilidad de Canal FAMA: portal hekpdesk online con acceso personalizado para todos los usuarios FAMA.
  • Servicios de formación y backup incluidos.

Principales ventajas

  • Capacidad para gestionar cualquier servicio que el cliente solicite.
  • Duración del contrato del servicio SaaS = duración de la licitación.
  • Coste totalmente vinculado a lo que se especifique en el contrato con el cliente.
  • Solución 100% modular para una fácil adaptación a las necesidades de la organización.
  • Informes editables por el usuario mediante excels con tabla dinámica que permite customizar, por parte del cliente, los informes según se requiera en el contrato.
  • Usuarios ilimitados (accesos garantizados al 100% sin importar el número de usuarios).
  • Disponibilidad del sistema en 2 semanas (modalidad SaaS – en la nube).
  • Solución parametrizada (RITE, AT, BT, PCI, inst. petrolíferas y frigoríficas).
  • Posibilidad de carga masiva de inventario, gamas y usuarios.
  • Apoyo a la estrategia de marketing de la empresa de FS al dar visibilidad de todo su catálogo de servicios al cliente a través de la herramienta.
  • Solución 100% web.
  • Sistema multi-idioma y multi-divisa.
  • Userfriendly: fácil manejo por cualquier tipo de usuario.
  • Canales de Helpdesk (ventanilla única).
  • Alarmas.
  • Formación online (aulas virtuales) y manuales de usuario.
  • APP’s disponibles para los diferentes servicios.
  • Incluye herramientas para la administración y auditoría del uso del sistema.
  • Cumplimiento de los principales estándares de seguridad y normativas del sector.
  • Software CAFM (Computer Aided Facility Management) que ofrece mayor capacidad que un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) a las empresas de Facility Services.
La siguiente infografía nos muestra las ventajas de un software CAFM / IWMS sobre un software GMAO, según la opinón empresas de Facility Services usuarias de FAMA:

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