Utilitzem cookies pròpies i de tercers per oferir els nostres serveis i recollir dades estadístiques. Continuar navegant implica la seva acceptació. Més informació Acceptar

FAMA FS

L'aliat tecnològic en Facility Services

Presentació

La denominació “Facility Services” engloba als coneguts com a Serveis Generals o Serveis Integrals que formen part del Facility Management: serveis de manteniment, serveis de neteja industrial-professional, control de plagues, jardineria-paisatgisme, seguretat, consergeria i molts altres serveis diversos sol·licitats per les empreses (missatgeria, recepcionistes, control d'entrades i sortides, gestió de pàrquings, etc.)

En l'actualitat, la subcontractació d'aquests serveis a empreses especialitzades està generalitzada en tots els sectors, ja que permeten a les organitzacions centrar-se en el seu negoci o activitat principal, deixant a empreses especialitzades la gestió dels seus serveis generals.

Cada vegada més, la tendència de les empreses de Facility Services és la d'oferir un catàleg de serveis el més integral possible als seus clients, de manera que, per a aquestes, es converteix en imprescindible el recolzament en un partner tecnològic que estigui en línia amb els seus objectius per ser realment competitives davant el client.

FAMA FS és el perfecte aliat tecnològic de les empreses de Facility Services, recolzant a les mateixes a través de 2 línies d'actuació:

  • Assessorament sobre les normatives tècnic-legals: FAMA FS proporciona les gammes tècnic-legals completes i actualitzades sobre RITE, RBT, RAT, PCI, equips a pressió, instal·lacions frigorífiques i petrolíferes, entre altres.
  • Plataforma tecnològica: FAMA FS proporciona l'eina informàtica, en modalitat Cloud/SaaS (Software as a Service), especialment dissenyada per ajudar a les empreses de Serveis Generals o Facility Services (FS) a aconseguir l'excel·lència operativa a l'hora de gestionar els serveis de suport al seu client, siguin cuales siguin..

FAMA FS és una eina de tipus software CAFM (Computer Aided Facility Management) que ofereix més capacitat que un GMAO (Gestió de Manteniment Assistida per Ordinador) a les empreses de Facility Services.

Mòduls

FAMA FS és una solució modular, amb major capacitat que un software GMAO (Gestió del Manteniment Assistida per Ordinador), especialment desenvolupada per a gestionar qualsevol servei que el client sol·liciti de forma integral i des d'un únic entorn tecnològic:

Principals funcionalitats

A continuació, es detallen les principals agrupacions de funcionalitats de FAMA FS:

Manteniment correctiu

  • Capacitat d'establir un catàleg de sol·licituds de manteniment correctiu per poder organitzar les peticions.
  • Definició de workflows associats per a cadascuna de les tipologies de sol·licituds de manteniment correctiu.
  • Disponibilitat de conèixer exactament l'estat en què es troba cadascuna de les sol·licituds de manteniment correctiu dels seus clients.
  • Notificacions i alarmes sobre incompliments del servei de manteniment correctiu.
  • Possibilitat de definir regles d'accés, canviar dades d'una sol·licitud abans de ser aprovada i reobrir una sol·licitud finalitzada a causa d'una disconformitat de l'usuari.
  • Registre de les disconformitats per avaluar la qualitat del servei ofert.
  • El sistema ofereix el cost total de qualsevol sol·licitud de correctiu i possibilita l'assignació de factures de proveïdors a les sol·licituds d'usuari.
  • Gestió integral de les ordres de treball de correctiu associades a les sol·licituds.
  • Diferents possibilitats de visualització en mode calendari de les ordres de treball.
  • Possibilitat d'assignar el temps dels recursos, recanvis utilitzats i el seu cost, qualsevol tipus de material o maquinària utilitzat i el seu cost.
  • Informació actualitzada sobre els problemes més recurrents, així com el temps mitjà de resposta en les sol·licituds, per poder establir criteris d'actuació i control.
  • Integració amb el mòdul de Canal de Proveïdors i amb el Mòdul de APP OT +.

Manteniment preventiu

  • Gestió integral del manteniment preventiu i normatiu, incloent l'elaboració del pla de manteniment i les gammes.
  • Execució en intervals predeterminats d'acord amb les recomanacions del fabricant, les condicions operacionals, la normativa legal i la història d'incidències dels actius.
  • Planificació, programació i estandardització de les gammes de manteniment de forma eficient.
  • Establiment de criteris de cost i nivells de prestació en els contractes de manteniment.
  • Alarmes per a les accions pendents.
  • Possibilitat de vinculació gràfica amb les instal·lacions i la base documental de plànols dels edificis a gestionar amb les seves instal·lacions corresponents.
  • Possibilitat de gestió integrada amb el Canal de Proveïdors, així com amb el Mòdul de APP OT +.
  • Diferents possibilitats de visualització en manera calendari de les ordres de treball.
  • Generació automatitzada d'ordres de treball sobre la base de la planificació del manteniment preventiu.
  • Possibilitat d'agilitar la facturació/imputació, atès que les gammes, operacions i ordres de treball tenen camps relatius a la valoració econòmica de les mateixes.
  • Possibilitat de realitzar pressupostos de manteniment.
  • Possibilitat de gestionar informació relativa a la prevenció de riscos laborals.

Altres serveis generals

  • Gestió integral de les sol·licituds i ordres de treball corresponents a qualsevol tipologia de servei que ofereixi l'empresa de Facility Services als seus clients, més enllà de la pròpia gestió del manteniment (per exemple, neteja, restauració, jardineria, pàrquing, consergeria, etc.)
  • Capacitat d'establir un catàleg de serveis per poder organitzar les peticions del seu client.
  • Capacitat per gestionar un nombre il·limitat de serveis.
  • Definició de workflows associats per a cada sol·licitud de servei .
  • Disponibilitat de conèixer exactament l'estat en què es troba cadascuna de les sol·licituds de servei.
  • Notificacions i alarmes sobre incompliments del servei.
  • Possibilitat de definir regles d'accés, canviar dades d'una sol·licitud abans de ser aprovada i reobrir una sol·licitud finalitzada a causa d'una disconformitat de l'usuari.
  • Registre de les disconformitats per avaluar la qualitat del servei ofert.
  • El sistema ofereix el cost total de qualsevol sol·licitud de servei i possibilita l'assignació de factures de proveïdors a les sol·licituds d'usuari.
  • Gestió integral dels parts de treball associades a les sol·licituds de serveis.
  • Informació actualitzada sobre els problemes més recurrents, així com el temps mitjà de resposta en les sol·licituds, per poder establir criteris d'actuació i control.

Inventari d'instal·lacions

  • Gestió integral de les diverses instal·lacions a gestionar, segons ubicació i tipologia, com a base per facilitar la gestió del manteniment de les mateixes.
  • Classificació dels elements de l'inventari: per famílies, catàlegs, centre de cost associat, dependència física d'un altre element en la instal·lació.
  • Seguiment del cicle de vida de l'element d'inventari.
  • Accés a la informació d'inventari en manera jeràrquica per a major facilitat d'identificació.

Gestió de magatzems

  • Complet control de l'estoc de material dels magatzems de forma integrada amb les ordres de treball de manteniment preventiu, correctiu i de serveis.
  • Estoc catalogat per famílies i magatzems.
  • Possibilitat de veure tots els moviments classificats per tipus o catàlegs.
  • Disponibilitat d'un històric de moviments (entrades, sortides, traspassos, etc.)

Canal comunicació CLIENT-PROVEÏDOR

  • Canal de comunicació únic i centralitzat amb els proveïdors externs a l'empresa de FS per a l'execució i control de les ordres de treball assignades, ja siguin correctives, preventives o de serveis.
  • Recepció d'avisos per part dels proveïdors de les noves ordres de treball i accés a les mateixes a través del sistema.
  • Possibilitat d'informar del treball realitzat per part del proveïdor extern.
  • Possibilitat de visualitzar les ordres de treball en mode calendari i gestionar-les des d'aquí.
  • Disponibilitat de conèixer exactament l'estat en què es troba cadascuna de les ordres de treball.
  • Visualització de les ordres de treball amb possibilitat de restringir l'accés del proveïdor únicament a les quals són de la seva competència.

Canal comunicació EMPRESA FS-CLIENT

  • Canal de comunicació únic i centralitzat per enviar, controlar i realitzar el seguiment de les sol·licituds de serveis i/o manteniment correctiu per part dels usuaris sol·licitants de l'empresa de Facility Services.
  • Disponibilitat del catàleg complet de serveis a través del sistema.
  • Disponibilitat perquè els usuaris sol·licitants realitzin noves peticions.
  • Possibilitat de seguiment de les peticions i consulta de l'estat de les mateixes.
  • Generació de resposta i actualització automàtica del canvi d'estat del procés de solució de la incidència o servei sol·licitat, amb alertes associades.
  • Fàcil configuració dels workflows a través d'eines d'automatització del procés de gestió de la incidència i notificacions, així com la seva assignació per intervenir.
  • Emplenament automàtic de les dades de l'usuari, incloent la seva ubicació, quan aquest s'identifica en el sistema.
  • Criteris de seguretat exigits per la Llei orgànica de Protecció de Dades (LOPD).

Enquestes

  • Fàcil creació d'enquestes a partir de plantilles predefinides o des de zero sobre qualsevol aspecte sobre el qual l'empresa de Facility Services tingui la necessitat d'obtenir indicadors: qualitat d'un servei determinat o d'un aspecte concret en el desenvolupament d'un servei o resolució d'una incidència, nivell de satisfacció dels usuaris, compliment dels acords de nivell de servei, etc.
  • Sistema d'enquestes intel·ligents: visualització de preguntes segons resposta anterior; establiment de preguntes obligatòries; enviaments automatitzats per perfil; alarmes automàtiques (en casos d'enquesta incompleta, resposta fora de rang de resposta establert, etc.); idioma automàtic segons el perfil d'usuari.
  • Possibilitat d'adjuntar documents i consultar comparatives.
  • Accés a l'estat de les enquestes.
  • Enviament automatitzat de recordatoris sobre la data límit de resposta.
  • Possibilitat de generar una càrrega massiva de respostes.
  • Possibilitat d'associar un Workflow a la resposta.

Gestió documental

  • Única base de dades i única via d'entrada per a tots els usuaris (accessible des de qualsevol mòdul).
  • Possibilitat d'establir restriccions d'accés en funció del perfil d'usuari.
  • Emmagatzemat de tot tipus de documents (de qualsevol naturalesa i format), oferint un històric dels mateixos i facilitant les comparatives.
  • Múltiples classificacions de la documentació.
  • Control i registre de diferents versions de documents.
  • Accés i descàrrega de la informació legal associada a l'eina FAMA FS (RITE, manteniment PCI, tractament legionelosis, instal·lacions frigorífiques i petrolíferes, ascensors, AT i BT…)

Contractes

  • Gestió completa de les diverses tipologies de contractes que hagi de gestionar l'empresa de Facility Services, ja siguin actuals, passats i futurs.
  • Possibilita un nivell de classificació més detallat per a les diverses tipologies de contracte segons la naturalesa econòmica dels mateixos.
  • Capacitat per especificar sobre qualsevol contracte: la societat proveïdora, client, gestora, la forma d'obtenció del contracte, les dades relatives a la forma de cobrament/pago.
  • Atributs específics per a les diverses tipologies de contractes, per exemple: en els contractes de manteniment i serveis es poden indicar valors relatius als acords de nivell de servei (SLA), en els contractes de subministrament es poden indicar valors relatius a la companyia subministradora, tarificació, etc.
  • Procés automatitzat d'increment de l'IPC per als conceptes dels contractes.
  • Integració amb fonts i sortides d'informació (immobles, inversions, manteniment, serveis, patrimonial).
  • Possibilitat d'integrar-se amb altres sistemes financers (SAP, PeopleSoft, Oracle Financial).
  • Capacitat de generar notificacions relatives a terminis de vigència del contracte, renovació, cancel·lació, etc.

Gestió econòmica

  • Gestió econòmica de les diverses tipologies de contractes (subministraments, impostos, arrendaments, manteniments, serveis, assegurances, etc.)
  • Processos de generació automàtica de les factures que es desprenen de cada contracte i establiment de mecanismes d'entrada i sortida de les mateixes, automatitzant i agilitant els processos administratius.
  • Generació automàtica de les ordres de pagament que es desprenen de cada contracte.
  • Procés de pròrroga automàtica dels conceptes de contracte.
  • El sistema està preparat per integrar-se amb el sistema econòmic/financer de l'organització.
  • Capacitat d'extreure dades de cost mensual i anual per diferents criteris.
  • Possibilitat de creació de diferents tipus d'impostos (IVA, IGIC,…)
  • Possibilitat de realitzar càlculs de distribució dels costos als centres operacionals, segons diferents criteris.
  • Incorporació de mecanismes per a la gestió d'inversions i amortitzacions.
  • Generació d'informes per facilitar el control dels indicadors de les despeses i inversions que permeten determinar el rendiment de les operacions.

SLA (Acords de Nivell de Servei)

  • Supervisió de la gestió dels serveis controlant el compliment dels acords de nivell de servei pre-establerts (usualment es denominen SLA, acrònim de l'anglès “Service Level Agreement”).
  • Assignació de nivells de criticidad de les incidències o sol·licituds en relació als SLA pre-establerts.
  • Generació d'alertes en funció d'indicadors.
  • Control de l'activitat mitjançant indicadors de rendiment KPI (“Key Performance Indicator”).
  • Capacitat d'explotació de la informació d'una forma dinàmica.

APP

  • Capacitat de gestionar les ordres de treball corresponents a les sol·licituds de manteniment i serveis des de dispositiu mòbil Android, a través de la APP OT+ (de FAMA), agilitzant el treball dels operaris de manteniment, neteja o altres serveis.
  • Facilitat per accedir, actualitzar i completar les ordres de treball assignades a través del mòbil utilitzant un senzill formulari en modalitat assistent que ajuda a l'usuari en tot el necessari per a l'enregistrament de la informació.
  • Accés remot a la base dades del sistema, interactuant amb els mòduls d'inventari i manteniment.
  • Descàrrega i seguiment online en l'APP de les ordres de treballs, així com l'enviament de peticions de manteniment i serveis.
  • Descàrrega de llistes d'inspeccions, així com l'actualització de les dades requerides.
  • Possibilitat de treballar sempre connectat via GPRS a servidors remots per a l'accés a les dades alfanumèriques i geogràfics, així com treballar en local sense connexió fins que l'usuari decideixi realitzar la sincronització.
  • Especialment, en el cas de serveis prestats sobre la via pública, possibilitat d'informar de les coordenades (geo-localització) del lloc on es gestiona la OT, permetent també la visualització en línia sobre un mapa digital de les dades que s'estan gestionant sobre el territori.
  • Possibilitat d'integració amb altres dispositius mòbils.

Gestió patrimonial

  • Capacitat de classificació de les diferents propietats a gestionar per diferents criteris (localització, naturalesa, organisme, propietaris…)
  • Registre de tota la informació patrimonial associada a una propietat.
  • Històric de consultes, canvis i modificacions que ha anat tenint la propietat, facilitant la gestió (finques registrals, cadastrals, drets, etc.), així com els processos (agregacions, segregacions, etc.) i expedients associats (compra, cessió, etc.)
  • Enllaç amb Google Maps per a les propietats, finques registrals i finques cadastrals.
  • Enllaç conla Seu Electrònica del Cadastre per a les finques cadastrals.
  • Avisos i notificacions dels esdeveniments més importants en relació a les propietats (per exemple, que s'aproximi la data de venciment d'un dret sobre un actiu).

Control presencial

  • Possibilitat d'integració amb sistemes de control presencial, amb la finalitat de tenir un major control sobre les tasques externalitzades, dins dels contractes de manteniment, neteja, etc.
  • Comprovació, automàtica i en temps real, que el servei s'està realitzant segons l'acordat en els ANS definits.
  • Possibilitat d'integració de plataformes tecnològiques que no precisen de maquinari addicional o directament des de BAS.

Monitorització i comptabilitat energètica

  • Possibilitat d'integració amb dispositius de monitoratge energètic (tipus power meter) per al monitoratge del consum energètic de l'organització.
  • Seguiment del consum energètic detallat de l'organització (segons PLC, BMS).
  • Detecció de factors que afecten a aquest consum i identificació de les oportunitats d'estalvi.
  • Gestió de costos associats a cada immoble o centre de treball en funció de la tarifa prèviament configurada.
  • Simulacions a través del re-càlcul de tarifa .
  • Informes per al control econòmic de la despesa energètica.
  • Visualització de les evolucions d'energia consumida per períodes i el diferencial respecte a període basi, així com els consums passius.

BIM

  • Possibilitat d'incorporar, de manera integrada en el sistema, les diferents instal·lacions intel·ligents d'automatització d'edificis (tipus BAS/BMS o Smart Building), que contribueixen a millorar aspectes com el confort (climatització i il·luminació), l'eficiència energètica (monitoratge), seguretat, usabilitat i accessibilitat als edificis.
  • Generació i gestió de les dades de l'edifici a gestionar durant tot el seu cicle de vida.
  • Gestió d'objectes intel·ligents, integració de la informació gràfica i alfanumèrica.
  • Capacitat per gestionar des del model 3D i en temps real els elements d'inventari, les ordres de treball, els contractes, els subministraments, etc.

Modalitats d'implementació

FAMA FS és una solució desenvolupada en modalitat FAMA NET (saas/ cloud computing), tenint en compte el funcionament i processos de treball de les empreses de Facility Services.

FAMA NET (cloud computing): Es tracta d'una modalitat de software de Facility Services de tipus SaaS (Software as a Service), que allibera a les organitzacions de les responsabilitats d'instal·lació i manteniment del software:

  • No és necessari disposar de personal propi dedicat al sistema.
  • No hi ha despeses en tecnologia i el seu manteniment i s'evita que hardware i software quedin obsolets.
  • Conversió de despeses fixes en variables (pagament per ús real dels sistemes informàtics).
  • Disponibilitat immediata del sistema i la informació.
  • Accessible des de qualsevol lloc i moment.
  • Compliment de LOPD i seguretat de les dades.
  • Accés a totes les funcionalitats i mòduls de qualsevol solució FAMA.
  • Centre de dades situat a Catalunya.
  • Assignació d'un Responsable del Compte per client.
  • Disponibilitat de Canal FAMA: portal hekpdesk online amb accés personalitzat per tots els usuaris FAMA.
  • Serveis de formació i backup inclosos.

Principals avantatges

  • Capacitat per gestionar qualsevol servei que el client sol·liciti.
  • Durada del contracte del servei SaaS = durada de la licitació.
  • Cost totalment vinculat al que s'especifiqui en el contracte amb el client.
  • Solució 100% modular per a una fàcil adaptació a les necessitats de l'organització.
  • Informes editables per l'usuari mitjançant excels amb taula dinàmica que permet customizar, per part del client, els informes segons es requereixi en el contracte.
  • Usuaris il·limitats (accessos garantits al 100% sense importar el nombre d'usuaris).
  • Disponibilitat del sistema en 2 setmanes (modalitat SaaS – en el núvol).
  • Solució parametritzada (RITE, AT, BT, PCI, inst. petrolíferes i frigorífiques).
  • Possibilitat de càrrega massiva d'inventari, gammes i usuaris.
  • Suport a l'estratègia de màrqueting de l'empresa de FS en donar visibilitat de tot el seu catàleg de serveis al client a través de l'eina.
  • Solució 100% web.
  • Sistema multi-idioma i multi-divisa.
  • Userfriendly: fàcil us per qualsevol tipus d'usuari.
  • Canals de Helpdesk (finestreta única).
  • Alarmes.
  • Formació online (aules virtuals) i manuals d'usuari.
  • APP’s disponibles per als diferents serveis.
  • Inclou eines per a l'administració i auditoria de l'ús del sistema.
  • Compliment dels principals estàndards de seguretat i normatives del sector.
  • Software CAFM (Computer Aided Facility Management) que ofereix major capacitat que un GMAO (Gestió de Manteniment Assistida per Ordinador) a les empreses de Facility Services.
La següent infografia ens mostra els avantatges d'un software CAFM/ IWMS sobre un software GMAO, segons la opinón empreses de Facility Services usuàries de FAMA:

Omple el formulari


Vídeo