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FAMA AFM

Software de Facility Management integral

Presentación

Facility Management es el instrumento que asegura el buen funcionamiento de las infraestructuras de las organizaciones y de sus servicios asociados de la manera más eficiente y óptima, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías. La normativa Europea en Facility Management 15221/1, define el Facility Management como "la gestión de inmuebles y servicios de soporte".

Según datos estadísticos sectoriales, el facility management representa el 30% de los gastos de una empresa y una adecuada gestión de los aspectos que lo conforman puede conseguir reducir esta factura entre un 20% y un 30%, generando un impacto positivo en la cuenta de resultados de una compañía de entre un 6% y un 9%, para ello, una de las consideraciones vitales a tener en cuenta es el apoyo en la herramienta tecnológica adecuada, que permita dar una respuesta integral y efectiva a la diversidad de necesidades de Facility Management dentro de una organización.

FAMA AFM es la solución integral de Facility Management, tipo software CAFM (Computer Aided Facility Management) e IWMS (Integrated Workplace Management System), referente en el mercado por ser la más completa y consolidada, especialmente desarrollada por Fama Systems para dar esa respuesta integral y efectiva a las organizaciones, permitiendo llevar a cabo un exhaustivo control y una gestión integral de los diferentes aspectos que contribuyen al buen funcionamiento de las infraestructuras de las organizaciones y de sus servicios asociados: mantenimiento, servicios generales, gestión del patrimonio y activos inmobiliarios de las compañías, espacios y gestión de todos los aspectos relacionados con la sostenibilidad de las organizaciones (calidad, RSC, huella de carbono, residuos, gestión ambiental y energética...)  

Se trata de una solución consolidada que cuenta con la confianza de un gran número de usuarios pertenecientes a importantes organizaciones de ámbito privado y público y que ha avanzado a lo largo de los años de acuerdo a la evolución y requerimientos de las propias organizaciones.

En el siguiente esquema se puede comprobar la estrecha vinculación del Facility Management con el resto de procesos de negocio de una organización estándar:

Módulos

FAMA AFM permite alcanzar el máximo alcance funcional desde un único entorno tecnológico teniendo en cuenta la diversidad de ámbitos que componen el Facility Management.

Gracias a su estructura modular, ofrece la posibilidad de adaptación a las necesidades concretas de cada organización:

Principales funcionalidades

FAMA AFM es la solución de Facility Management más completa y consolidada del mercado que da una respuesta integral y efectiva a las organizaciones, permitiendo llevar a cabo un exhaustivo control y una gestión integral de los diferentes aspectos que contribuyen al buen funcionamiento de las infraestructuras de las organizaciones y de sus servicios asociados.

A continuación, se detallan las principales funcionalidades, agrupadas en 4 grandes bloques de ámbitos funcionales:

Inmuebles y obras

  • Inventario actualizado de todos los espacios de la organización (complejos, edificios, solares, oficinas, parkings…)
  • Base de datos documental única, centralizada e integrada.
  • Gestión integral de facturas y contratos relacionadas con los inmuebles (suministros, arrendamiento, mantenimiento…)
  • Control de las inversiones y gastos relativos a los inmuebles.
  • Registro y clasificación de toda la información patrimonial.
  • Histórico de consultas, cambios y modificaciones de la propiedad.
  • Gestión patrimonial de las propiedades (fincas registrales, catastrales, derechos, etc), así como los procesos y expedientes.
  • Enlace con Google Maps y con la Sede Electrónica del Catastro.
  • Automatización de los procedimientos y expedientes relativos a la gestión del patrimonio, permitiendo establecer circuitos de aprobación.
  • Inventario actualizado y gestión detallada de los contratos según las distintas tipologías: arrendamiento, seguros, mantenimiento, suministros, etc.
  • Gestión económica asociada a los inmuebles, permitiendo la generación automática de cualquier factura asociada a los contratos o servicios, así como de las órdenes de pago.
  • Gestión de proyectos de inversión (definición del proyecto, partidas presupuestadas, ofertas, etc).
  • Posibilidad de integración con el sistema económico/financiero de la organización (SAP, etc).
  • Cálculos de repercusiones y obtención de costes por inmuebles, por , por área, por centro de coste, por puesto de trabajo, por persona , etc.

Espacios

  • Optimización del uso de los espacios de la organización gracias a un análisis exhaustivo e información detallada y a tiempo real de los mismos.
  • Fácil localización geográfica de los inmuebles en el mapa (GIS), así como de los elementos del inmueble sobre el plano (CAD).
  • Capacidad de integración con BIM (Building Information Modelling).
  • Gestión de las zonas que componen el espacio (útiles, construidas, etc).
  • Gestión de puesto de trabajo, traslados estudios de optimización del espacio.
  • Gestión de reserva de salas y puestos de trabajo (hotelling): capacidad, timmings, equipamiento, servicios añadidos, informes sobre la ocupación...
  • Obtención de datos en relación al espacio: cálculo de ocupación, ratios de €/m2, €/puesto de trabajo, repercusiones y análisis sobre la superficie ocupada por los diferentes centros de coste, etc.
  • Inventario de los elementos que componen el espacio (mobiliario, instalaciones fijas, equipamiento).
  • Gestión automatizada de almacenes de materiales, optimizando y minimizando el control de stocks.

Mantenimiento y Servicios Generales

  • Mayor capacidad y facilidad para medir los acuerdos de nivel de servicio, ANS/ SLA, establecidos y extraer los indicadores asociados (KPI).
  • Sistema integrado con la normativa vigente relativa a aspectos de mantenimiento y servicios (RITE, normativa europea de Facility Management & Services EN 15221).
  • Eficiente mantenimiento correctivo a través de una resolución ágilde cualquier incidencia/ avería en las instalaciones de una organización: catálogo de servicios, órdenes de trabajo, alarmas, integración con documentación y planos...
  • Completa gestión del mantenimiento preventivo y normativo a través de la planificación, programación y estandarización de las gamas de mantenimiento, de acuerdo a la normativa RITE.
  • Definición de criterios de coste y niveles de prestación en los contratos de mantenimiento.
  • Completo inventario de instalaciones detallando su ubicación y tipología.
  • Gestión completa de servicios sea cual sea su tipología (catering, mensajería, notificación de incidencias de correctivo, etc.) a través del catálogo de servicios y workflows asociados.
  • Canal de comunicación o helpdesk para la gestión centralizada de todas las solicitudes de mantenimiento y servicios, con la posibilidad de dar acceso a los proveedores.
  • Operaciones de gestión del mantenimiento y los servicios generales desde dispositivos móviles tipo Smartphone o Tablet (integración con las aplicaciones de movilidad FAMA APP).
  • Obtención de indicadores (KPI) asociados a los acuerdos de nivel de servicio establecidos (ANS o SLA).
  • Posibilidad de integración con sistemas de control presencial.

Sostenibilidad

  • Automatización de los procesos de gestión relativos a indicadores basados en normas internacionales de referencia de calidad o medio ambiente (ISO 14001, ISO 9001, EMAS, ISO 50001, OHSAS) para facilitar la gestión de las auditorías: definición del alcance de los sistemas de gestión, procedimientos y documentación, etc.
  • Gran apoyo en los procesos relativos a la eficiencia energética detectando los factores que afectan al consumo energético, identificando las diferentes oportunidades de ahorro y generando informes para el control económico del gasto energético.
  • Gestión completa de residuos desde que se generan hasta su almacenamiento.
  • Inventario completo de emisiones de GEI (Gases de Efecto Invernadero) siguiendo normativas internacionales reconocidas, con lo que se facilita y automatiza el cálculo de la huella de carbono corporativa y facilita la implementación de una estrategia de reducción y/o compensación de emisiones.
  • Obtención automatizada de indicadores GRI (Global Reporting Iniciative) para elaboración de las memorias de RSC (Responsabilidad Social Corporativa).
  • Cálculo de la huella de carbono de producto y/o servicio según PAS 2050, UNE-EN 16258, etc. y puesta en marcha de la calculadora energética.
  • Generación de encuestas e indicadores para llevar a cabo un exhaustivo control de indicadores ambientales relevantes en una compañía (consumo de agua, papel y residuos, etc.) y facilitar procesos como el cálculo de la huella de carbono o para controlar otros aspectos diversos, como pueden ser los asociados a la calidad, niveles de satisfacción, etc.

Modalidades de implementación

FAMA AFM está disponible en 2 modalidades:

FAMA AFM implantado: Se trata del tradicional sistema propietario que se encuentra instalado enlos servidores e infraestructuras del cliente.

FAMA NET (cloud computing): Se trata de una modalidad de software de Facility Management de tipo SaaS (Software as a Service o Software como Servicio), que libera a las organizaciones de las responsabilidades de instalación y mantenimiento del software:

  • No es necesario disponer de personal propio dedicado al sistema.
  • No hay gastos en tecnología y su mantenimiento y se evita que hardware y software queden obsoletos.
  • Conversión de gastos fijos en variables (pago por uso real de los sistemas informáticos).
  • Disponibilidad inmediata del sistema y la información.
  • Accesible desde cualquier lugar y momento.
  • Cumplimiento de LOPD y seguridad de los datos.
  • Acceso a todas las funcionalidades y módulos de cualquier solución FAMA.
  • Centro de datos ubicado en España.
  • Asignación de un Responsable de la Cuenta por cliente.
  • Disponibilidad de Canal FAMA: portal hekpdesk online con acceso personalizado para todos los usuarios FAMA.
  • Servicios de formación y backup incluidos.

Principales ventajas

  • Optimización y eficiencia en todos los procesos de Facility Management de la organización: con FAMA AFM el Facility Manager consigue realmente añadir valor a su organización.
  • Solución integral desde un único entorno tecnológico para una gestión más ágil.
  • Solución corporativa, compatible e integrable con otros sistemas de la organización, mucho más que un producto aislado.
  • Solución modular que permite una implantación progresiva de acuerdo a las necesidades de la organización.
  • Entorno amigable e intuitivo pensado para todo tipo de usuarios.
  • Solución 100% web.
  • Múltiples funcionalidades APP.
  • Total integración gráfica y alfanumérica, facilitando la gestión de cualquier aspecto del inmueble a través de su localización sobre el plano y disponiendo de una visión de 360º de los diferentes activos.
  • Solución inicialmente pre-parametrizada.
  • Acceso a información en tiempo real sobre cualquier actividad o incidencia sobre el inmueble.
  • Valoraciones y toma las decisiones a partir de informes de Business Intelligence detallados sobre criterios predefinidos.
  • Cumplimiento de los principales estándares de seguridad y normativas del sector.
  • 100% ROI positivo desde el primer año.