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Sant Cugat es un municipio de la provincia de Barcelona, que ha ido creciendo y generando nuevas necesidades y retos que el Ayuntamiento ha tenido que ir cubriendo. Pero ha llegado un momento en que las diferentes dependencias del Ayuntamiento, por aspectos como su localización, dispersión, concepción obsoleta de los espacios, etc., impiden unas condiciones óptimas de trabajo y de atención a los ciudadanos, complicando la fluidez de la comunicación y la agilidad de las gestiones del día a día.

Objetivo

Coincidiendo con la puesta en marcha de la nueva sede del Ayuntamiento, se pretende dotar al nuevo edificio de un nuevo modelo de gestión apoyado en una aplicación informática que le permita alcanzar la máxima eficiencia en la explotación del mismo, desde sus diferentes vertientes: mantenimiento, servicios, espacios, etc. y que asegure una adecuada planificación y toma de decisiones.

Reto y solución

Desarrollar un sistema de información que permita al Ayuntamiento de Sant Cugat realizar la gestión integral de los activos inmobiliarios de su nueva sede desde una única herramienta y a través de un único canal de comunicación y todo ello coincidiendo con el proceso de construcción y traslado del personal al nuevo edificio.

Resultados y testimonio

  • Entorno único de comunicación, vía web, integrado con la Intranet corporativa del Ayuntamiento, permitiendo gestionar cambios de estado de las solicitudes, órdenes de trabajo, recepción automática de solicitudes, casuísticas de envío de correos, etc.
  • Posibilidad de extraer información estadística relativa a las solicitudes, por tipología, estado, etc.
  • Ahora es posible realizar las operaciones de mantenimiento a los diferentes elementos de inventario, a partir de la relación entre gamas, familias y catálogos. Por otro lado, el sistema contiene y permite gestionar toda la información relacionada con el proveedor de servicios de mantenimiento.
  • Se obtienen datos de ocupación y utilización de espacios vitales a la hora de tomar decisiones adecuadas, gracias a la creación de un registro exacto y actualizado de todos los activos del nuevo edificio.
  • El sistema trabaja con indicadores de calidad que permiten valorar el nivel de servicio, ya sea relativo a aspectos relativos a cliente o a proveedor.
  • El hecho de poder realizar toda la gestión de manera integral, facilita el mantenimiento y la gestión del nuevo edificio en todo su ciclo de vida, para que el resto de Departamentos del Ayuntamiento puedan dedicarse al 100% a su actividad hacia la ciudadanía.